Universitas Cenderawasih. Siapa sangka bekerja di eCampuz dapat membawa saya ke Pulau Papua, singgah ke kampus . Ketika kali pertama diminta untuk melakukan perjalanan dinas ke Papua, rasanya hati ini campur aduk antara excited dan juga takut. Jarak antara Pulau Jawa dengan Papua di peta saja sudah terlihat sangat jauh. Padahal saya bukan tipe orang yang suka perjalanan jauh apalagi sampai berlama-lama di dalam pesawat. Takut bosan dan mabuk udara. Tapi di sisi lain, hasrat penasaran saya dengan pulau satu itu juga akhirnya mengalahkan ketakutan yang datang. Terasa sangat menyenangkan setiap kali mengunjungi suatu wilayah yang belum pernah saya kunjungi sebelumnya dan juga bertemu dengan orang baru dengan adat istiadat yang berbeda.

Saya melakukan perjalanan dinas ke Papua tentu saja tidak sendiri, keberanian saya tidak sebesar itu. Tim kami berangkat dari Yogyakarta sekitar pukul 19.00 WIB dengan tujuan Papua dan harus transit terlebih dahulu di Makassar selama beberapa jam, penerbangan ke Papua sekitar pukul 03.00 WITA. Dalam sekali perjalanan kami sudah melewati dua kali perubahan zona waktu, dari WIB ke WITA dan dari WITA ke WIT. Saya dan tim harus bolak-balik mengecek waktu keberangkatan, memastikan agar kami tidak ketinggalan pesawat. Belum lagi kami harus bergantian untuk terjaga, jangan sampai kami ketiduran semua di bandara dan tidak mendengar informasi keberangkatan. Sejak masa pandemi, tidak ada lagi perjalanan dinas. Menulis kisah perjalanan dinas ke Papua membuat saya jadi kangen suasana bandara.

implementasi-sistem-akademik-uncen-universitas-cenderawasih
Dokumentasi saat pendampingan implementasi di Universitas Cenderawasih

Kunjungan saya kala itu sehubungan dengan proyek pengembangan Sistem Informasi Akademik Terintegrasi di Universitas Cenderawasih (UNCEN), yaitu aplikasi eAdmisi, eRegistrasi, ePembayaran, dan eAkademik. Kedatangan kami pertama kali ke UNCEN mendapat sambutan yang sangat hangat. Pertama kali berinteraksi, saya langsung bisa menangkap bahwa teman-teman di UNCEN memiliki semangat belajar yang sangat tinggi. Hal ini dapat dilihat dari antusiasme para operator akademik pada saat saya melakukan paparan terkait fitur-fitur yang ada di Sistem Informasi Akademik Terintegrasi. Rasa lelah kami sungguh terbayarkan jika melihat semangat dari teman-teman di UNCEN. Kami juga jadi ikut semangat!

Berdasarkan hasil diskusi saat penggalian kebutuhan aplikasi dengan tim internal di UNCEN, didapati perlu ada beberapa penyesuaian pada aplikasi. Penyesuaian tersebut ada yang bersifat mayor (yang berpengaruh pada banyak bisnis proses) dan minor (tidak terlalu berpengaruh pada banyak bisnis proses). Kala itu ada 3 fitur unggulan yang kami tambahkan di aplikasi eAdmisi, eRegistrasi, dan ePembayaran agar sistem yang akan diimplementasikan sesuai dengan proses pendaftaran mahasiswa baru dan proses akademik yang ada di UNCEN.

Baca juga: Sistem Informasi Akademik: 5 Aspek Suksesi Implementasi

Fitur Pemilihan Lokasi Ujian PMB di Universitas Cenderawasih

Fitur yang pertama adalah penyesuaian pilihan lokasi ujian masuk. UNCEN menyelenggarakan ujian masuk di beberapa lokasi. Karena itu tim eCampuz menambahkan fitur agar pada saat melengkapi formulir pendaftaran online, pendaftar dapat memilih lokasi ujian masuk secara mandiri.

Fitur Seleksi Lokal Siswa Berprestasi di Universitas Cenderawasih

Fitur yang kedua adalah penyesuaian jalur masuk Seleksi Lokal Siswa Berprestasi (SLSB). Tim eCampuz menambahkan fitur akun sekolah agar pihak sekolah dapat mendaftarkan siswa-siswa berprestasi di sekolahnya ke UNCEN. Setelah pihak sekolah melakukan pendaftaran untuk siswanya, pihak sekolah akan memberikan username dan password yang dapat digunakan siswanya untuk login ke aplikasi eAdmisi dan melengkapi biodata.

Fitur UKT (Uang Kuliah Tunggal) di Universitas Cenderawasih

Fitur yang ketiga terkait dengan fitur UKT di aplikasi eRegistrasi dan ePembayaran. Tim eCampuz melakukan modifikasi integrasi antara eAdmisi, eRegistrasi, dan ePembayaran sehingga pada saat melihat pengumuman di aplikasi eAdmisi, pendaftar dapat sekaligus melihat kelompok UKT dan jumlah tagihan UKT yang harus dibayarkan di semester 1.

Dengan adanya Sistem Informasi Akademik Terintegrasi, tim UNCEN berharap dapat meningkatkan efisiensi kerja tim internal UNCEN, serta meningkatkan kualitas pelayanannya kepada pendaftar, calon mahasiswa, maupun mahasiswa lama. Bahkan untuk pembayaran biaya pendaftaran dan biaya UKT, UNCEN sudah bekerja sama dengan BNI sehingga pembayaran dapat dilakukan dari mana saja dan kapan pun. Saat ini, implementasi aplikasi eAdmisi, eRegistrasi, dan ePembayaran masih terus berjalan untuk persiapan penerimaan mahasiswa baru di ganjil 2020 serta persiapan heregistrasi untuk mahasiswa lama. Sedangkan aplikasi eAkademik masih terus digunakan untuk membenahi data-data akademik sehingga dapat menghasilkan data yang valid untuk pelaporan PDDIKTI.

Tantangan utama yang dihadapi saat implementasi adalah waktu yang singkat untuk development serta perbedaan jam kerja, waktu di Jawa terpaut 2 jam dengan waktu di Papua. Berkat kerjasama yang baik tim eCampuz dengan tim UNCEN, implementasi dapat dilakukan dengan lancar. Pengembangan tetap dilakukan oleh tim eCampuz sejalan dengan implementasi karena kebutuhan UNCEN cukup dinamis. Semoga kisah sukses di UNCEN dapat menjadi inspirasi bagi universitas lain untuk dapat terus berkarya yang meningkatkan pelayanan di bidang akademik.

Kisah Sukses Implementasi Sistem Akademik di Universitas Cenderawasih 1