Digitalisasi SPMI kini bukan lagi wacana tambahan dalam tata kelola perguruan tinggi, melainkan kebutuhan strategis yang menentukan keberlanjutan mutu institusi. Namun di banyak kampus, pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Internal masih bertumpu pada Google Drive. Folder tertata, file mudah dibagikan, kolaborasi terasa praktis. Pada permukaan, pendekatan ini tampak cukup. Tetapi di balik kenyamanan tersebut tersembunyi risiko struktural yang sering baru terasa ketika kampus memasuki fase akreditasi atau pergantian kepemimpinan.
SPMI bukan sekadar aktivitas mengarsipkan dokumen. Ia adalah sistem kerja yang menuntut kesinambungan, keterlacakan historis, dan kontrol proses yang konsisten. Tanpa pondasi digital yang dirancang khusus untuk mutu, perguruan tinggi berisiko menjalankan rutinitas administratif tanpa sistem yang benar-benar menjaga integritas siklus PPEPP.
Google Drive Tidak Dirancang untuk Digitalisasi SPMI
Digitalisasi SPMI tidak berarti sekadar memindahkan dokumen ke penyimpanan berbasis cloud. Digitalisasi berarti membangun sistem yang memahami relasi antar proses mutu. Google Drive tidak memiliki logika struktural terhadap siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan.
Di dalam Drive, dokumen hanya disimpan, bukan dikelola sebagai entitas mutu yang saling terhubung. Tidak ada relasi otomatis antara standar, evaluasi diri, temuan audit, rencana tindak lanjut, hingga bukti peningkatan. Semua keterkaitan itu bergantung pada ingatan dan kedisiplinan manusia. Tidak ada mekanisme sistem yang memastikan satu tahap PPEPP tidak terputus dari tahap berikutnya.
Dalam jangka pendek pendekatan ini tampak fleksibel. Dalam jangka panjang, ia menciptakan sistem yang rapuh karena keberlanjutan mutu tidak dikunci oleh platform, melainkan bergantung pada individu.
Ketergantungan pada Individu: Risiko Struktural yang Sering Terjadi
Ketergantungan pada Google Drive dalam pengelolaan SPMI sering kali terlihat memadai di awal, tetapi menyimpan persoalan laten yang serius. Drive hanya berfungsi sebagai ruang simpan bersama, bukan sebagai sistem yang memahami alur kerja PPEPP. Seluruh makna proses, mengapa sebuah standar ditetapkan, bagaimana ia dievaluasi, apa temuan auditnya, dan bagaimana peningkatan dilakukan, itu semua tidak melekat pada sistem, melainkan berada di kepala orang-orang yang mengelolanya.
Masalah ini menjadi sangat nyata dalam struktur perguruan tinggi yang kepemimpinannya relatif dinamis. Pergantian rektor, wakil rektor, dekan, hingga ketua dan staf LPM merupakan hal yang sangat lazim terjadi. Ketika rotasi jabatan berlangsung, pengetahuan implisit tentang “versi SPMI kampus” sering ikut hilang bersama individu yang sebelumnya mengelola sistem tersebut.
Dalam praktik sehari-hari, kondisi ini memunculkan situasi berulang: tim baru harus mempelajari ulang SPMI dari awal. Mereka menemukan ribuan dokumen di Drive tanpa konteks yang jelas. Standar mutu tidak terhubung langsung dengan hasil evaluasi sebelumnya. Temuan audit tidak memiliki jejak tindak lanjut yang transparan. Siklus PPEPP berisiko terputus, diulang tanpa kesinambungan, atau dijalankan hanya untuk memenuhi kebutuhan administratif jangka pendek.
Akibatnya, SPMI yang seharusnya menjadi sistem institusional berubah menjadi sistem personal. Selama individu tertentu masih aktif, sistem terasa berjalan. Begitu terjadi pergantian, kampus kembali ke fase adaptasi. Digitalisasi SPMI seharusnya memastikan mutu tidak bergantung pada siapa yang menjabat, melainkan tetap berjalan stabil dalam kerangka sistem yang terkunci secara struktural.
Fragmentasi Dokumen Melemahkan Narasi Mutu
Kebebasan struktur di Google Drive menciptakan fragmentasi yang tidak terhindarkan. Setiap unit kerja cenderung membangun standar penamaan sendiri, membuat versi dokumen sulit ditelusuri, dan menumpuk arsip tanpa relasi historis yang jelas.
Ketika masa akreditasi tiba, tim mutu dipaksa melakukan konsolidasi manual yang memakan waktu. Energi habis untuk mencari dan menyelaraskan dokumen, bukan untuk menganalisis capaian mutu. Kampus kehilangan kesempatan menyusun narasi peningkatan yang runtut dan dapat dipertanggungjawabkan.
Digitalisasi SPMI menuntut adanya single source of truth: satu sistem yang menyimpan, menghubungkan, dan memvalidasi seluruh data mutu secara konsisten.
Tanpa Dashboard, Pimpinan Kehilangan Visibilitas Strategis
Google Drive tidak menyediakan dashboard mutu yang dapat dibaca pimpinan secara real-time. Monitoring hanya bergantung pada laporan manual yang bersifat rekap, bukan analitik. Tidak ada snapshot capaian dalam satu layar. Tidak ada tren antarperiode. Tidak ada indikator risiko yang otomatis terdeteksi.
Dalam tata kelola modern, digitalisasi SPMI harus memberi pimpinan visibilitas strategis. Dashboard bukan sekadar fitur visual, melainkan instrumen kepemimpinan berbasis data yang memungkinkan pengambilan keputusan lebih cepat dan presisi.
eSPMI sebagai Infrastruktur Digitalisasi SPMI
Berbeda dengan Google Drive, aplikasi eSPMI dirancang untuk mengikat seluruh siklus PPEPP secara struktural. Sistem ini bukan sekadar media simpan, melainkan infrastruktur digitalisasi SPMI yang memastikan kesinambungan proses mutu:
- standar dinamis sesuai regulasi
- evaluasi diri terintegrasi
- desk evaluation digital
- dokumentasi visitasi sistematis
- rencana tindak lanjut terukur
- kontrol versi dokumen
- dashboard mutu real-time
- penjadwalan siklus terpusat
Transformasi ini menggeser fokus dari administrasi dokumen menuju pengelolaan mutu substantif.
Biaya Seharusnya Bukan Isu Utama, Risiko yang Lebih Mahal
Jika dibandingkan dengan biaya operasional kampus sehari-hari, investasi digitalisasi SPMI bahkan tidak lebih besar dari pengeluaran rutin yang sering dianggap biasa: satu kali perjalanan dinas pimpinan, satu paket kegiatan rapat kerja tahunan, atau langganan perangkat lunak administrasi yang tidak langsung menyentuh mutu akademik. Namun dampaknya jauh lebih strategis.
Risiko terbesar justru datang dari mempertahankan sistem manual: waktu kerja yang terbuang untuk konsolidasi dokumen, inkonsistensi data antarunit, hingga potensi kelemahan saat akreditasi. Kerugian seperti ini jarang terlihat di laporan keuangan, tetapi langsung terasa dalam reputasi institusi.
Dalam perspektif kepemimpinan, biaya terbesar bukan pada teknologi yang digunakan, melainkan pada mutu yang tidak terkendali. Investasi pada sistem terintegrasi bukan pengeluaran tambahan, melainkan proteksi terhadap risiko akademik jangka panjang.
Masih Ingin Menunda Digitalisasi SPMI?
Google Drive cukup untuk berbagi dokumen. Namun untuk mengelola mutu perguruan tinggi secara serius, ia tidak lagi memadai. Menunda digitalisasi SPMI berarti memperpanjang risiko sistemik yang dapat melemahkan institusi.
Perguruan tinggi membutuhkan sistem yang memahami mutu, bukan sekadar menyimpan file. Digitalisasi SPMI adalah keputusan strategis untuk menjaga keberlanjutan kualitas di tengah dinamika kepemimpinan dan tuntutan regulasi yang terus berkembang.
