ECAMPUZ.COM – Yogyakarta, 12 Desember 2023. Konsep digitalisasi dokumen dan arsip mulai menjadi perhatian tersendiri di lingkungan perguruan tinggi. Langkah untuk mengubah dokumen konvensional (hard copy) ke dalam berbagai bentuk dan media menjadi dokumen digital adalah satu cara yang bertujuan agar manajemen penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lebih rapih dan pendistribusian serta delegasi dokumen menjadi mudah diakses.
IAIN Syekh Nurjati Cirebon melalui rencana implementasi aplikasi ePLO mulai bertahap akan menerapkan digitalisasi dokumen. Pada Selasa, 12 Desember 2023 yang lalu, digelar pelatihan penggunaan aplikasi ePLO (paperless office) secara daring melalui platform Zoom Meeting. Kegiatan ini melibatkan berbagai pihak, termasuk Kepala Biro Administrasi Umum, Akademik, dan Kemahasiswaan (AUAK).
Acara dimulai dengan sambutan dari Kepala Biro AUAK IAIN Syekh Nurjati Cirebon, Ibu Sunarini. Kemudian dilanjutkan dengan pemaparan materi oleh tim eCampuz. Peserta pelatihan melibatkan bapak ibu operator dari Biro AUAK.
Materi pelatihan mencakup bagaimana penggunaan aplikasi ePLO untuk menginputkan surat keluar, dokumen diterima dari eksternal dan internal kampus, serta melakukan disposisi surat. Tim eCampuz memberikan kesempatan kepada operator untuk langsung praktik menginputkan surat menggunakan aplikasi ePLO.
Diskusi yang berlangsung menunjukkan bahwa para operator dengan mudah memahami alur yang dijelaskan dan aktif dalam sesi tanya jawab. Harapannya, kehadiran eCampuz akan membantu IAIN Syekh Nurjati Cirebon dalam implementasi pengelolaan surat yang lebih rapi dan dapat termonitor. Semoga pelatihan ini memberikan manfaat bagi efisiensi dan efektivitas pengelolaan surat di lingkungan kampus.
