Selama bertahun-tahun, Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di banyak perguruan tinggi lebih dikenal sebagai mekanisme pemenuhan kewajiban administratif. Standar disusun, dokumen dilengkapi, audit dilakukan, dan laporan disiapkan untuk memenuhi tuntutan akreditasi maupun evaluasi eksternal. Namun, dalam praktiknya, pendekatan ini sering kali belum sepenuhnya mampu mencegah terjadinya penurunan mutu atau kegagalan pencapaian standar secara berulang.
Dalam berbagai diskusi penjaminan mutu, termasuk yang berkembang dalam webinar eCampuz, muncul kesadaran bahwa SPMI perlu dibaca ulang secara lebih strategis. Salah satu pendekatan yang mulai menguat adalah SPMI berbasis risiko, yaitu pendekatan penjaminan mutu yang menempatkan risiko sebagai bagian integral dari pengelolaan mutu perguruan tinggi.
SPMI Berbasis Risiko: Sebuah Perubahan Cara Pandang
SPMI berbasis risiko bukanlah sistem baru yang menggantikan SPMI konvensional, melainkan perubahan cara pandang terhadap bagaimana mutu dikelola. Dalam pendekatan ini, risiko tidak dipahami semata-mata sebagai kegagalan atau kesalahan, tetapi sebagai potensi kondisi yang dapat menghambat pencapaian standar mutu.
Dalam salah satu sesi webinar eCampuz, pendekatan ini dijelaskan sebagai upaya untuk menjadikan SPMI lebih preventif. Artinya, perguruan tinggi tidak menunggu hingga temuan audit muncul, tetapi sejak awal sudah mempertimbangkan apa saja faktor yang berpotensi menyebabkan standar tidak tercapai. Dengan demikian, SPMI tidak hanya berfungsi sebagai alat evaluasi, tetapi juga sebagai alat perencanaan dan pengambilan keputusan mutu.
Mengapa Pendekatan SPMI Berbasis Risiko Menjadi Penting bagi LPM dan Pimpinan
Perguruan tinggi saat ini beroperasi dalam lingkungan yang penuh ketidakpastian. Perubahan regulasi, keterbatasan sumber daya manusia, tuntutan pemangku kepentingan, hingga dinamika kebijakan internal dapat memengaruhi mutu secara signifikan. Dalam kondisi seperti ini, pendekatan SPMI yang hanya berorientasi pada kepatuhan dokumen menjadi kurang memadai.
Melalui SPMI berbasis risiko, Lembaga Penjaminan Mutu dan pimpinan perguruan tinggi memiliki kerangka kerja untuk memahami area-area kritis yang paling berisiko terhadap mutu institusi. Risiko yang teridentifikasi sejak awal membantu perguruan tinggi menentukan prioritas pengendalian dan peningkatan, sekaligus memastikan bahwa sumber daya dialokasikan secara lebih tepat sasaran.
Dalam diskusi webinar eCampuz, risiko bahkan diposisikan sebagai early warning system bagi pimpinan. Informasi risiko yang dikelola dengan baik memungkinkan pengambilan keputusan mutu dilakukan secara lebih proaktif, sebelum permasalahan berkembang menjadi isu yang lebih kompleks.
Membaca Ulang Siklus PPEPP dalam Perspektif Risiko
Salah satu inti dari SPMI berbasis risiko terletak pada cara membaca siklus PPEPP. Secara struktur, tahapan Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan tetap sama. Namun, pendekatan berbasis risiko mengubah fokus pada setiap tahapannya.
Pada tahap penetapan, standar mutu tidak hanya disusun berdasarkan regulasi atau praktik baik dari institusi lain, tetapi juga mempertimbangkan risiko ketercapaiannya. Standar yang terlalu ideal tanpa mempertimbangkan kapasitas sumber daya justru berpotensi menimbulkan kegagalan mutu.
Tahap pelaksanaan menjadi ruang utama mitigasi risiko, di mana unit kerja diharapkan mampu mengenali hambatan dan melakukan penyesuaian operasional. Evaluasi mutu kemudian tidak sekadar menghasilkan daftar temuan, tetapi dibaca sebagai indikator risiko yang perlu dikendalikan. Pengendalian dan peningkatan mutu dilakukan dengan tujuan mengurangi tingkat risiko dan mencegah terulangnya permasalahan serupa.
Pendekatan ini, sebagaimana dijelaskan dalam materi webinar eCampuz, menjadikan PPEPP sebagai proses yang hidup dan berkelanjutan, bukan sekadar siklus formal.
Baca juga: Memahami Siklus PPEPP Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
Kebijakan Internal sebagai Fondasi Implementasi
Beberapa perguruan tinggi di Indonesia telah mulai mengadopsi pendekatan SPMI berbasis risiko secara lebih sistemik melalui kebijakan internal. Hal ini terlihat dari diterbitkannya peraturan rektor yang secara eksplisit mengatur standar mutu berbasis risiko, integrasi pengelolaan risiko ke dalam siklus PPEPP, serta pembagian peran pengelolaan risiko hingga ke tingkat unit kerja.
Kebijakan internal tersebut menunjukkan bahwa pendekatan berbasis risiko bukan hanya wacana konseptual, tetapi dapat diterjemahkan ke dalam pengaturan kelembagaan yang jelas. Dengan adanya landasan kebijakan, SPMI berbasis risiko memiliki legitimasi yang lebih kuat untuk diimplementasikan secara konsisten dan berkelanjutan di lingkungan perguruan tinggi.
Praktik Implementasi: Dari Kebijakan hingga Unit Kerja
Implementasi SPMI berbasis risiko menuntut keterlibatan aktif seluruh unit kerja. Risiko mutu tidak lagi menjadi tanggung jawab eksklusif Lembaga Penjaminan Mutu, tetapi menjadi bagian dari tata kelola institusi secara menyeluruh. Unit akademik maupun non-akademik perlu memahami konteks risikonya masing-masing dan mengelolanya sebagai bagian dari pelaksanaan standar mutu.
Dalam penjelasan praktis yang juga pernah disampaikan pada forum eCampuz, pendekatan ini membantu perguruan tinggi melihat keterkaitan antara standar, pelaksanaan, dan dampaknya terhadap mutu secara lebih utuh. Risiko yang terpetakan dengan baik memudahkan institusi dalam melakukan evaluasi, pengendalian, dan peningkatan mutu secara terarah.
Digitalisasi sebagai Pendukung, Bukan Penentu
Pendekatan SPMI berbasis risiko membutuhkan konsistensi dokumentasi, keterlacakan proses, dan ketersediaan data yang memadai. Dalam konteks ini, sistem digital berperan sebagai pendukung penting, namun bukan penentu utama keberhasilan implementasi.
Sebagaimana ditekankan dalam diskusi webinar eCampuz, digitalisasi berfungsi untuk memperkuat tata kelola mutu, bukan menggantikan peran kebijakan dan budaya mutu. Aplikasi eSPMI dari eCampuz saat ini telah membantu perguruan tinggi dalam mengelola siklus PPEPP secara terstruktur dan terdokumentasi. Fondasi ini menjadi prasyarat penting bagi pengembangan dukungan SPMI berbasis risiko di masa depan.
SPMI Berbasis Risiko sebagai Arah Baru Penjaminan Mutu
SPMI berbasis risiko mencerminkan pergeseran paradigma penjaminan mutu dari sekadar pemenuhan standar menuju pengelolaan mutu yang lebih strategis dan preventif. Dengan menjadikan risiko sebagai bagian dari proses mutu, Lembaga Penjaminan Mutu dan pimpinan perguruan tinggi dapat membangun sistem yang lebih adaptif, reflektif, dan berkelanjutan.
Pemahaman konseptual ini, sebagaimana berkembang dalam berbagai forum dan webinar penjaminan mutu, termasuk yang diselenggarakan oleh eCampuz, menjadi langkah awal yang penting sebelum perguruan tinggi mengintegrasikan pendekatan berbasis risiko secara lebih sistematis ke dalam tata kelola mutu dan dukungan sistem digitalnya.
