Di banyak perguruan tinggi besar, penjaminan mutu bukan lagi pekerjaan administratif; ia sudah menjadi strategi institusi. Universitas Pelita Harapan (UPH) memahami hal itu dengan sangat jelas. Sebagai universitas swasta yang dikenal memiliki standar akademik tinggi, UPH memandang mutu bukan sekadar kepatuhan terhadap regulasi, tetapi sebagai identitas kampus itu sendiri.

Pelaksanaan SPMI di UPH bukan hanya kewajiban, tetapi menjadi proses untuk memastikan seluruh layanan akademik dan non-akademik selalu meningkat. SPMI di UPH dilaksanakan secara terintegrasi dan kolaboratif, setiap unit baik prodi, direktorat atau biro berperan aktif dalam menjaga dan mengembangkan mutu institusi.

Namun, mempertahankan kualitas pada skala universitas bukan perkara mudah. Seiring bertambahnya program studi dan meningkatnya tuntutan akreditasi, UPH menyadari perlunya pendekatan baru untuk mengelola proses audit mutu internal yang semakin kompleks. Di tengah kebutuhan tersebut, UPH memulai perjalanan transformasi digital dalam tata kelola SPMI untuk menciptakan proses audit internal yang lebih konsisten, sistematis, dan dapat dilacak lintas siklus.

Tantangan Awal: Sistem Mutu yang Sudah Baik, Tetapi Perlu Lebih Konsisten

Sebelum bertransformasi menggunakan sistem digital, UPH telah menjalankan siklus PPEPP. Seiring perjalanan membangun budaya mutu, penerapan siklus PPEPP ini bukan lagi sekadar rangkaian aktivitas administratif. Siklus tersebut dijalankan secara rutin dan berkesinambungan, menjadi ritme tetap yang menggerakkan seluruh unit untuk terus meninjau diri, memperbaiki proses, dan menguatkan standar.

Setiap awal tahun akademik, UPH memulainya dengan penetapan sasaran mutu yang relevan dengan tantangan terbaru. Pelaksanaan program di fakultas dan unit-unit kerja berjalan dalam alur yang terstruktur, didukung dokumentasi yang lebih tertata. Ketika fase evaluasi tiba, data dan temuan lapangan menjadi bahan penting untuk menilai apakah arah kebijakan sudah tepat. Hasil evaluasi inilah yang kemudian menjadi dasar pengendalian serta rekomendasi peningkatan di siklus berikutnya.

Dengan pola yang terus berputar ini, UPH menjaga agar pengembangan mutu tidak berhenti pada satu momentum, tetapi bergerak maju dari satu capaian menuju capaian berikutnya.

Meski demikian, tantangan khas institusi besar tetap muncul: keragaman cara kerja. Setiap auditor memiliki standar detail berbeda. Dokumen audit tersebar di banyak tempat. Daftar tilik kadang diisi terlalu singkat, dan evaluasi lintas siklus membutuhkan waktu lebih lama karena rekam jejak dokumen tidak berada dalam satu alur.

UPH menyadari bahwa untuk menjaga predikat unggul dan reputasinya, mereka membutuhkan cara baru untuk menyatukan seluruh proses tersebut dalam mekanisme kerja yang lebih presisi dan transparan.

Implementasi Digitalisasi SPMI: Membangun Keteraturan Baru dalam Audit Mutu Internal

Ketika digitalisasi SPMI mulai diterapkan di tingkat institusi pada 2024 (setelah tahap uji coba di satu program studi pada 2023), UPH tidak sekadar memindahkan proses ke platform digital. Mereka membangun ulang cara pandang terhadap audit mutu internal.

Perubahan paling terasa muncul saat siklus AMI berikutnya berlangsung. Auditor yang sebelumnya harus membuka banyak folder atau menelusuri dokumen fisik kini dapat melihat berkas dalam satu tampilan terintegrasi. Mereka mulai terbiasa meninggalkan catatan evaluasi langsung dalam sistem digital, sehingga setiap klarifikasi tercatat rapi dan tidak hilang dalam percakapan luring.

Proses audit kemudian berkembang menjadi kombinasi daring dan luring. Pada tahap awal, auditor meninjau dokumen yang diunggah auditee secara digital. Catatan, komentar, dan temuan langsung terdokumentasi dengan baik. Namun UPH tetap mempertahankan proses tatap muka ketika auditor perlu melihat bukti fisik atau memahami konteks secara lebih mendalam. Hasil diskusi luring pun kembali dicatat ke dalam sistem digital agar siklus AMI tetap memiliki dokumentasi lengkap.

UPH juga mulai melihat pentingnya ketertiban pengisian instrumen audit. Sebelum digitalisasi diterapkan, daftar tilik sering diisi dengan tingkat kedalaman yang berbeda-beda. Ada auditor yang sangat detail, ada pula yang melewati bagian tertentu. Dengan kebijakan baru yang ditegakkan, setiap auditor wajib mengisi seluruh bagian instrumen sesuai standar tanpa pengecualian. Aturan ini mencerminkan komitmen UPH dalam mempertahankan budaya mutu berkelanjutan.

Di sisi evaluasi, digitalisasi membantu menghadirkan visualisasi capaian secara lebih objektif. Nilai instrumen dan bobot standar dihitung otomatis, sehingga auditor dan LPM tidak perlu lagi melakukan rekap manual. Kesimpulan audit hadir dengan lebih jelas, memudahkan program studi melihat area yang sudah unggul dan area yang masih perlu ditingkatkan.

UPH juga menekankan pentingnya menampilkan temuan positif. Bagi mereka, capaian yang baik tidak boleh tenggelam. Oleh karena itu, temuan positif dan negatif kini muncul terpisah sehingga laporan audit menjadi lebih seimbang, lebih manusiawi, dan lebih memberikan motivasi.

Fitur pemetaan standar turut dimanfaatkan secara komprehensif, mulai dari IKU, IKT, standar ISO, kriteria akreditasi program studi, hingga akreditasi institusi. Bagi LPM, ini menjadi lompatan besar karena mereka akhirnya dapat melihat hubungan antarstandar dan menganalisis bobot kinerja secara lebih strategis.

Dalam dua tahun implementasi, satu hal terus muncul dalam diskusi internal: digitalisasi membantu, tetapi perubahan pola pikir-lah yang mempercepat kemajuan. UPH berhasil memadukan keduanya secara efektif.

Capaian Mutu UPH: Bukti dari Konsistensi Jangka Panjang

Keputusan UPH memperkuat SPMI selaras dengan berbagai capaian kualitas mereka, antara lain:

UPH juga dikenal luas sebagai kampus rujukan dalam implementasi penjaminan mutu. Banyak perguruan tinggi lain datang belajar, mencontoh pola kerja audit mereka, dan mengadopsi mekanisme internal yang dimiliki UPH.

Dengan eSPMI, reputasi itu kini mendapat landasan yang lebih kuat karena seluruh prosesnya terdokumentasi, terstruktur, dan mudah dilacak.

Kolaborasi yang Berdampak

Dalam proses implementasi digitalisasi SPMI dan AMI, UPH berkolaborasi langsung dengan eCampuz melalui aplikasi eSPMI. Komunikasi yang intens antara LPM UPH dan tim implementor eCampuz membuat proses adaptasi berjalan mulus. Pendekatan ini memungkinkan eCampuz memahami kultur mutu UPH secara lebih mendalam, sehingga dukungan sistem yang diberikan tidak hanya berfungsi secara teknis, tetapi benar-benar sesuai dengan ritme audit UPH.

Tahun 2025 menjadi tahun kedua implementasi digitalisasi AMI di seluruh universitas. Dampaknya semakin jelas: proses lebih ringkas, lebih tertib, dan lebih mudah dimonitor lintas siklus.

Pelajaran Penting bagi Perguruan Tinggi Anda: Digitalisasi Mutu Harus Sejalan dengan Budaya Kerja

Perjalanan UPH menunjukkan satu pelajaran penting: digitalisasi penjaminan mutu bukan hanya tentang mengadopsi teknologi, tetapi tentang keberanian mengubah cara kerja dan membangun budaya kualitas yang lebih kuat daripada sebelumnya. Transformasi SPMI dan AMI yang mereka lakukan menegaskan bahwa kualitas institusi tidak lahir dari proses satu kali, tetapi dari komitmen yang dijalankan secara rutin dan berkesinambungan, didukung oleh kolaborasi lintas unit, serta kepemimpinan yang konsisten memastikan standar mutu tetap menjadi prioritas.

Bagi pimpinan perguruan tinggi lain yang sedang mempertimbangkan langkah serupa, pengalaman UPH dapat menjadi pengingat bahwa perubahan besar selalu dimulai dari keputusan kecil: memilih sistem yang tepat, menyederhanakan proses, dan memberi ruang bagi auditor serta auditee untuk bekerja lebih efektif. Dengan pendekatan yang tepat, digitalisasi SPMI bukan sekadar meningkatkan efisiensi, tetapi juga membuka peluang bagi kampus untuk naik kelas, lebih siap akreditasi, lebih mudah mengelola bukti mutu, dan lebih percaya diri menghadapi tuntutan regulasi maupun internasionalisasi.

Jika kampus Anda ingin mulai membangun perjalanan mutu yang lebih terarah, lebih transparan, dan lebih berkelanjutan seperti yang dilakukan UPH, pelajari bagaimana eSPMI mendukung proses tersebut melalui tautan berikut ini.

digitalisasi spmi