Bagaimana Pengelolaan Data Dukung dalam Proses Pelaksanaan SPMI?
8 Juli 2022, Bapak Waskito Zamani kembali hadir dalam agenda konsultasi GRATIS secara online Coaching Clinic SPMI. Tim eCampuz merangkumnya dalam sajian artikel berikut ini. Tema yang diangkat adalah mengenai pengelolaan data dukung dalam proses pelaksanaan SPMI di perguruan tinggi. Apabila entitas perguruan tinggi Anda ingin mengikuti sesi berikutnya dapat menuju tautan berikut ini Klinik SPMI
SPMI adalah suatu kegiatan penjaminan mutu yang terdokumentasi dengan baik melalui standar mutu dari mulai proses penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan (PPEPP). Standar mutu yang baik tentunya ditunjukkan dari data dukung yang sahih. Pengalaman Tim eCampuz dalam mendampingi beberapa perguruan tinggi menyimpulkan bahwa dalam pengumpulan data dukung yang baik setidaknya perlu berpegang pada 2 konsep, yaitu:
1. Membuat pedoman manajemen dokumen
2. Menambah alat bantu atau tools
Saat awal mula pelaksanaan SPMI, perguruan tinggi hanya mementingkan adanya data dukung. Namun, pada perkembangannya, ternyata pencarian data dukung tersebut juga menjadi penting untuk dapat dikorelasikan dengan standar mutu sesuai dengan butir-butir AMI yang ada. Sering dijumpai penamaan dokumen dukung yang tidak seragam. Tidak hanya berhenti disitu, masalah lain seperti ownership atau kepemilikan dari data dukung sejatinya juga dapat diantisipasi dengan pedoman dalam manajemen standar dokumen mutu.
Setelah menetapkan pedoman manajemen dokumen, tahap selanjutnya adalah menambahkan alat bantu atau tools. Hal ini dapat berupa aplikasi apapun untuk memudahkan proses pelaksanaan SPMI. Sering dijumpai alat bantu berupa Google Drive atau lainnya seperti Aplikasi eSPMI. Alat bantu tersebut banyak membantu proses pelaksanaan SPMI. Namun apabila tidak dikelola dengan baik, alat bantu tersebut justru mempersulit dalam pencarian atau mengakses dokumen. Contohnya, dalam menggunakan Spreadsheet pada Google Drive. Operator berwenang si pemilik data sudah purna tugas. Kemudian pihak program studi kesulitan mengakses dokumen karena dokumen tidak dapat diakses seluruhnya, tidak sengaja terhapus, dan masih banyak lagi masalah-masalah lain yang muncul.
Rangkuman Sesi Tanya Jawab
Apakah bukti dukung itu dinyatakan sahih apabila disertai dengan bukti fisik atau boleh dalam wujud soft file saja?
-Dokumen sahih adalah dokumen yang “dilegalkan” dapat berupa tanda tangan dan cap basah secara fisik kemudian setelah itu dapat juga dipindai secara digital.
Apakah ada standar penomoran atau kodefikasi penamaan terutama untuk bahan telusur agar dokumen tersebut mudah dicari jika dibutuhkan untuk dokumen dukung lainnya?
-Kodefikasi tertentu dapat diimplementasikan sesuai dengan butir mutunya
Apakah ada tips dalam pengumpulan data dukung dari sekian banyak elemen yang ada di universitas dalam proses SPMI?
-Kita kembalikan lagi pada pedoman manajemen dokumen, agar semua pihak yang terlibat mengerti dalam pengumpulan data dukung, terkait juga kodefikasi, jadwal pengumpulan dan hal-hal lainnya. Selanjutnya, implementasi dengan alat bantu SPMI.
Bagaimana dengan dokumen-dokumen yang tidak terpusat?
-Dalam pelaksanaan SPMI harus melibatkan pihak terkait secara penuh untuk menyusun standar dan manajemen dokumen tersebut. Tentunya hal ini terkait dengan alat bantu yang digunakan dalam membantu penyusunan data dukung secara terpusat.
Apakah ada kebijakan dari pimpinan perguruan tinggi atau tim penjaminan mutu untuk beralih ke format data digital, jika dokumen belum terdigitalisasi?
-Sebaiknya sudah mulai digitalisasi sesuai dengan amanat dari Kemendikbud.
Bagaimana korelasi penamaan, penomoran atau kodefikasi terkait dengan ISO dan butir-butir SPMI?
-Luaran SPMI ini dapat dimanfaatkan untuk banyak hal, salah satunya untuk standar ISO. Dalam penentuan pedoman manajemen dokumen, beberapa butir tertentu dari SPMI dapat diberi tanda yang mana juga menjadi butir dari kodefikasi dari ISO.
Apa tanda dari standar yang telah mengalami peningkatan?
-Hal ini terkait dengan alat bantu yang digunakan. Jika masih secara manual, maka akan sangat menyulitkan menandai satu persatu. Tapi jika sudah mengunakan sistem, maka akan mudah menandainya secara otomatis. Baca juga: Sekilas Tentang SPMI dan Integrasi SISTER
