Membicarakan SPMI perguruan tinggi sering kali terdengar seperti membicarakan dokumen, prosedur, dan jadwal audit. Padahal, di baliknya ada proses panjang yang melibatkan banyak pihak: menyusun standar, mengumpulkan data, melakukan evaluasi, menindaklanjuti temuan, hingga memastikan setiap tahapan berjalan secara berkelanjutan.

Di Merauke, kota di ujung timur Indonesia, proses tersebut menjadi bagian dari perjalanan Universitas Musamus (Unmus) dalam membangun SPMI perguruan tinggi atau Sistem Penjaminan Mutu Internal. Melalui Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran (LPMPP), Unmus terus berupaya memperkuat pelaksanaan penjaminan mutu, termasuk melalui digitalisasi proses SPMI dan Audit Mutu Internal (AMI).

Perjalanan tersebut tidak selalu berjalan mulus. Ada proses yang membutuhkan waktu, penyesuaian sistem, konsistensi dari berbagai pihak, hingga tantangan untuk membangun pemahaman yang sama mengenai pentingnya penjaminan mutu.

Justru dari proses yang belum sepenuhnya sempurna itulah terdapat banyak pembelajaran mengenai tantangan SPMI perguruan tinggi dan bagaimana sebuah institusi dapat terus bergerak untuk menghadapinya.

Ketika SPMI Perguruan Tinggi Masih Serba Manual

Berdasarkan pengalaman LPMPP Unmus, sejak sekitar tahun 2010 proses penjaminan mutu di lingkungan kampus masih menghadapi berbagai kendala dan belum berjalan secara konsisten. Salah satu tantangan utamanya adalah proses yang masih banyak dikelola secara manual.

Pada periode tersebut, Audit Mutu Internal (AMI) sebenarnya sudah mulai dijalankan oleh sejumlah auditor internal. Namun, pelaksanaannya masih menghadapi keterbatasan dari sisi kesiapan auditor maupun pengelolaan data pendukung audit.

Kondisi tersebut membuat pelaksanaan SPMI perguruan tinggi membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit.

Untuk memantau evaluasi diri pada satu program studi, misalnya, tim perlu melakukan komunikasi dan persuratan terlebih dahulu, kemudian menyesuaikan jadwal untuk melakukan kunjungan secara langsung ke program studi. Proses pengumpulan dokumen pendukung pun masih dilakukan secara manual.

Dalam praktiknya, proses mencocokkan jadwal, mengumpulkan dokumen, hingga memastikan data tersedia dapat berlangsung selama berhari-hari bahkan berminggu-minggu.

Dokumentasi manual pada akhirnya bukan hanya menjadi persoalan administratif. Waktu dan tenaga yang seharusnya dapat digunakan untuk menganalisis hasil evaluasi dan mendorong peningkatan mutu juga ikut terserap untuk mengelola dokumen.

Kondisi inilah yang kemudian menjadi salah satu alasan penting bagi Unmus untuk memperkuat digitalisasi SPMI dan AMI.

Digitalisasi SPMI Perguruan Tinggi: Kerja Lebih Cepat dan Akurat

Perubahan mulai terasa setelah Unmus mengimplementasikan digitalisasi SPMI dan AMI. Unmus tercatat menggunakan aplikasi eSPMI sejak 2021, sehingga perjalanan digitalisasi tersebut telah berlangsung selama sekitar lima tahun.

Berdasarkan pengalaman LPMPP Unmus, digitalisasi membantu proses penjaminan mutu berjalan lebih cepat dan lebih akurat. Berbagai aktivitas yang sebelumnya membutuhkan komunikasi dan pengelolaan dokumen secara manual dapat dilakukan melalui sistem.

Salah satu perubahan yang terasa adalah proses pemantauan perkembangan program studi. Jika sebelumnya tim harus menunggu surat balasan dan menyesuaikan jadwal kunjungan untuk melihat perkembangan evaluasi diri, setelah menggunakan sistem, pemantauan data dukung dapat dilakukan secara lebih fleksibel.

Dalam tahap Pelaksanaan pada siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan), misalnya, progres pengisian data dukung dapat dipantau melalui sistem tanpa harus menunggu proses administrasi dan kunjungan fisik.

Baca juga: SPMI Berbasis Risiko dan PPEPP: Bagaimana Seharusnya Keduanya Saling Terhubung?

Pada tahap Evaluasi, hasil desk evaluasi dapat langsung terekam dan dibandingkan antarprogram studi. Proses tersebut membantu mengurangi kebutuhan untuk menyusun ulang rekapitulasi secara manual.

Sementara pada tahap Pengendalian, tindak lanjut atas temuan dapat dipantau secara berkelanjutan melalui sistem. Status tindak lanjut tidak hanya diketahui ketika dilakukan kunjungan atau pemeriksaan berikutnya, tetapi dapat dipantau dalam proses yang lebih terstruktur.

Hal serupa juga dirasakan dalam pelaksanaan AMI. Data yang sebelumnya tersebar di berbagai unit dan perlu dikumpulkan satu per satu secara manual dapat dihimpun dalam satu sistem.

Auditor tidak lagi harus menunggu berkas fisik dikirim dari satu program studi ke program studi lainnya. Dokumen pendukung audit dapat tersedia melalui sistem sehingga proses pemeriksaan dapat dilakukan dengan lebih ringkas dan terorganisasi.

Pengalaman tersebut menunjukkan bahwa digitalisasi SPMI perguruan tinggi bukan semata-mata tentang memindahkan dokumen manual ke dalam aplikasi. Lebih dari itu, digitalisasi membantu membangun alur kerja penjaminan mutu yang lebih terdokumentasi, mudah dipantau, dan dapat ditelusuri.

Sempat Terhenti, Lalu Bangkit Lagi

Namun, perjalanan digitalisasi SPMI di Unmus tidak selalu berjalan lurus.

Implementasinya sempat terhenti karena terdapat kebutuhan untuk meningkatkan fitur eSPMI agar dapat mengakomodasi standar dari BAN-PT dan Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) secara bersamaan.

Kebutuhan tersebut menjadi semakin penting seiring dengan bertambahnya program studi baru di Unmus yang memiliki rujukan standar akreditasi dari LAM.

Bagi perguruan tinggi yang memiliki program studi dengan rujukan akreditasi berbeda, kondisi tersebut menjadi tantangan tersendiri. Sistem penjaminan mutu perlu memiliki fleksibilitas untuk mengakomodasi karakteristik dan kebutuhan setiap program studi tanpa menghilangkan keterpaduan pengelolaan SPMI di tingkat institusi.

Kondisi ini menjadi salah satu contoh nyata tantangan SPMI perguruan tinggi: sistem harus dapat berkembang mengikuti perubahan kebutuhan institusi dan regulasi yang menjadi rujukannya.

Pengembangan fitur tersebut kemudian dapat didukung oleh eCampuz sehingga LPMPP Unmus dapat kembali memfasilitasi kebutuhan seluruh program studi dan proses digitalisasi SPMI dapat dilanjutkan.

Tantangan SPMI Perguruan Tinggi yang Tidak Bisa Diselesaikan Sistem

Satu hal yang juga menjadi pembelajaran dari perjalanan Unmus adalah bahwa sistem secanggih apa pun tidak otomatis menyelesaikan seluruh persoalan penjaminan mutu.

Ada tantangan yang berkaitan dengan manusia, budaya mutu, konsistensi, dan komitmen antarunit. Hal-hal tersebut tidak dapat diselesaikan hanya dengan menambahkan fitur pada sebuah sistem.

Pertama, konsistensi auditee.

Setelah menggunakan sistem, masih terdapat tantangan dalam menjaga konsistensi auditee mengikuti waktu desk evaluasi yang telah ditetapkan. Kondisi ini menunjukkan bahwa keberhasilan SPMI perguruan tinggi tidak hanya bergantung pada ketersediaan sistem, tetapi juga pada komitmen dan pemahaman setiap pihak terhadap pentingnya menjalankan proses sesuai siklus yang telah ditetapkan.

Kedua, tindak lanjut hasil Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).

Pada tahap Pengendalian dan Peningkatan dalam siklus PPEPP, tindak lanjut atas rekomendasi hasil RTM masih menjadi tantangan. Dukungan dan perhatian terhadap tindak lanjut tersebut perlu terus diperkuat agar hasil evaluasi tidak berhenti sebagai catatan, tetapi benar-benar menjadi dasar perbaikan.

Ketika tindak lanjut belum berjalan secara optimal, semangat pada tingkat unit atau program studi juga dapat ikut terpengaruh.

Ketiga, pemahaman tentang esensi SPMI.

Belum semua pihak memiliki pemahaman yang sama bahwa SPMI dan AMI bukan sekadar rutinitas administratif. Keduanya merupakan bagian penting dari cara perguruan tinggi melihat kondisi internalnya, menemukan ruang perbaikan, kemudian melakukan perubahan secara berkelanjutan.

Karena itu, pelaksanaan siklus PPEPP secara rutin dan konsisten masih menjadi proses yang terus diperkuat di Unmus.

Tantangan tersebut menunjukkan satu hal penting: digitalisasi dapat membantu membuat proses lebih mudah, cepat, dan terstruktur, tetapi budaya mutu tetap membutuhkan proses pembiasaan yang melibatkan seluruh unsur perguruan tinggi.

Menjawab Tantangan SPMI Perguruan Tinggi lewat Sosialisasi dan Benchmarking

Menghadapi berbagai tantangan tersebut, LPMPP Unmus terus melakukan sosialisasi secara berkala.

Proses ini tidak berlangsung dalam waktu singkat. Membangun pemahaman mengenai pentingnya penjaminan mutu membutuhkan komunikasi yang dilakukan secara berulang dan konsisten, terutama karena penerapan SPMI melibatkan banyak unit dengan kebutuhan dan tingkat pemahaman yang berbeda.

Sosialisasi menjadi salah satu cara untuk memperkuat pemahaman bahwa SPMI perguruan tinggi bukan hanya tanggung jawab lembaga penjaminan mutu. Setiap program studi dan unit kerja memiliki peran dalam menjalankan siklus penjaminan mutu di lingkungan perguruan tinggi.

Hasilnya pun mulai terlihat.

Program Studi Agrobisnis Unmus berhasil meraih predikat akreditasi Unggul. Capaian tersebut menjadi salah satu bukti bahwa proses penguatan mutu yang dilakukan secara bertahap dapat menghasilkan perkembangan positif.

Selain itu, terdapat sejumlah program studi dan unit lain yang mulai memiliki pemahaman yang sejalan dengan arah penguatan mutu yang dibangun LPMPP.

Artinya, tantangan yang masih ada bukan berarti tidak terdapat kemajuan. Perubahan dalam budaya mutu memang membutuhkan waktu, tetapi proses yang dilakukan secara konsisten dapat mulai membentuk kebiasaan baru di lingkungan perguruan tinggi.

Sejalan dengan Cita-cita Besar Universitas

Perjuangan memperkuat SPMI di Unmus juga tidak berdiri sendiri. Upaya tersebut sejalan dengan arah besar universitas.

Visi Universitas Musamus menyebutkan bahwa pada tahun 2026 Unmus menjadi perguruan tinggi unggulan dalam pengelolaan sumber daya alam melalui pemanfaatan teknologi informasi secara mandiri dan kreatif di kawasan regional timur.

Rencana Strategis Unmus periode 2022–2026 juga menegaskan arah tersebut. Pada Tahapan 1, yaitu periode 2022–2024, kampus menargetkan penguatan koordinasi dan konsolidasi internal untuk memperkuat tata kelola, termasuk penguatan Sistem Penjaminan Mutu Internal.

Dengan demikian, penguatan SPMI bukan hanya menjadi pekerjaan LPMPP. Penjaminan mutu merupakan bagian dari upaya universitas membangun tata kelola yang lebih baik dan mencapai arah pengembangan institusi.

Dalam konteks tersebut, pemanfaatan teknologi informasi melalui digitalisasi menjadi salah satu bagian dari upaya memperkuat proses tersebut.

Satu Hal yang Perlu Dimaknai Sama Sebelum Mulai Digitalisasi SPMI Perguruan Tinggi

Pengalaman Unmus memberikan satu pembelajaran penting bagi perguruan tinggi yang hendak memulai digitalisasi SPMI dan AMI: seluruh pihak perlu memiliki pemahaman yang sama mengenai arah pengendalian dan peningkatan mutu yang ingin dicapai.

Visi dan tujuan SPMI perlu dipahami secara bersama oleh pimpinan, auditor, auditee, program studi, maupun unit kerja terkait.

Sebab, aplikasi pada dasarnya merupakan alat bantu.

Sistem dapat mempercepat pengumpulan data, merapikan dokumen, membantu proses evaluasi, serta memudahkan pemantauan. Namun, sistem tidak dapat menggantikan komitmen manusia dalam menjalankan setiap tahapan penjaminan mutu.

Siklus PPEPP tetap membutuhkan pimpinan yang memberikan dukungan, auditor yang memahami perannya, serta auditee yang memiliki komitmen untuk menjalankan proses secara konsisten.

Karena itu, bagi perguruan tinggi yang sedang menghadapi tantangan SPMI serupa, pengalaman Unmus memberikan pelajaran bahwa penyamaan makna dan arah tujuan perlu dibangun terlebih dahulu. Setelah itu, teknologi dapat digunakan untuk memperkuat proses yang sudah disepakati bersama.

Optimis Menghadapi Tantangan SPMI Perguruan Tinggi: PPEPP Akan Semakin Konsisten

Perjalanan Unmus menunjukkan bahwa membangun penjaminan mutu merupakan proses jangka panjang.

Masih terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki, mulai dari konsistensi pelaksanaan proses, tindak lanjut hasil evaluasi, hingga penguatan pemahaman mengenai esensi SPMI. Namun, proses tersebut juga menunjukkan adanya optimisme bahwa pelaksanaan PPEPP di lingkungan Unmus dapat berjalan semakin rutin dan konsisten.

Optimisme tersebut dibangun dari proses sosialisasi yang telah dilakukan selama bertahun-tahun, pengembangan fitur eSPMI yang terus disesuaikan dengan kebutuhan institusi, serta capaian nyata seperti akreditasi Unggul Program Studi Agrobisnis.

Dari Merauke, perjalanan Unmus memberikan satu gambaran bahwa penjaminan mutu di perguruan tinggi bukanlah proses yang dapat diselesaikan dalam waktu singkat.

Ini adalah kerja panjang yang membutuhkan kesabaran, konsistensi, kolaborasi, dan kemauan untuk terus melakukan perbaikan.

Kolaborasi eCampuz untuk Kampus yang Terus Bertumbuh

eCampuz mendampingi perjalanan digitalisasi SPMI Universitas Musamus melalui eSPMI.

Pengalaman Unmus menunjukkan bahwa setiap perguruan tinggi memiliki kondisi, kebutuhan, dan tantangan yang berbeda. Karena itu, teknologi penjaminan mutu perlu dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan institusi, termasuk ketika terdapat perubahan standar, perkembangan program studi, maupun kebutuhan pengelolaan data mutu.

Pada akhirnya, digitalisasi SPMI perguruan tinggi bukan sekadar tentang menggunakan sebuah aplikasi. Yang lebih penting adalah bagaimana teknologi dapat membantu perguruan tinggi membangun proses penjaminan mutu yang lebih terstruktur, terdokumentasi, mudah dipantau, dan mendukung perbaikan secara berkelanjutan.

Bagi perguruan tinggi yang sedang menghadapi tantangan SPMI perguruan tinggi serupa, pengalaman Universitas Musamus menunjukkan bahwa perubahan dapat dibangun secara bertahap: mulai dari menyamakan pemahaman, memperkuat komitmen, membangun budaya mutu, hingga memanfaatkan teknologi sebagai alat bantu untuk menjalankan siklus PPEPP dengan lebih konsisten.

spmi perguruan tinggi