Halo sobat eCampuz! Di era digital saat ini, hampir semua kampus di Indonesia sudah mengenal dan menggunakan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. Sistem ini memudahkan banyak pekerjaan administratif, mulai dari pendaftaran kuliah, pengisian KRS, hingga distribusi nilai akhir. Sayangnya, sebagian besar perguruan tinggi hanya menggunakan sistem ini sebatas alat penginput data, tanpa benar-benar memaksimalkan fungsinya.
Padahal, lebih dari sekadar ‘alat’, sistem informasi kemahasiswaan dan alumni punya peran besar dalam mendukung proses tracer study — yaitu survei untuk melacak perjalanan karier alumni pasca kelulusan. Jika sistem ini digunakan secara cerdas, kampus tidak hanya akan mudah memenuhi kewajiban pelaporan tracer study ke pemerintah, tetapi juga memperoleh wawasan penting untuk pengembangan kurikulum, program studi, hingga peningkatan kualitas lulusan.
Mari kita telusuri lebih dalam mengapa kampus seharusnya tidak hanya sekadar ‘memakai’ sistem informasi kemahasiswaan dan alumni, tapi juga mengoptimalkannya sebagai alat strategis.
Tuntutan Kewajiban Kampus Laporkan Hasil Tracer Study
Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia (Kemendikbudristek) kini semakin menekankan pentingnya tracer study dalam evaluasi kinerja perguruan tinggi. Landasan hukum utama bagi Kemendikbudristek terkait tracer study adalah Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Peraturan ini juga menegaskan pentingnya tracer study sebagai masukan untuk menjamin mutu pembelajaran dan evaluasi relevansi kurikulum.
Data dari tracer study tidak hanya menjadi formalitas administrasi, tapi juga menjadi indikator penting dalam proses:
-
Penilaian akreditasi perguruan tinggi oleh BAN-PT.
-
Pengembangan kurikulum yang berbasis kebutuhan dunia kerja.
-
Pengukuran relevansi antara kompetensi lulusan dan tuntutan industri.
-
Penguatan hubungan antara kampus dan alumni untuk jaringan profesional.
Namun, pengumpulan data tracer study bukan pekerjaan mudah. Kampus wajib memiliki sistem yang mampu menyimpan, memperbarui, dan memvalidasi data alumni secara berkala. Di sinilah sistem informasi kemahasiswaan dan alumni memainkan peran penting sebagai sumber utama database alumni yang rapi dan terpercaya.
Tantangan Kampus dalam Pelaporan Tracer Study
Meski kehadiran sistem informasi kemahasiswaan dan alumni telah memudahkan banyak proses administrasi, pelaksanaan tracer study tetap menjadi tantangan yang nyata di banyak perguruan tinggi. Beberapa kendala yang kerap ditemui antara lain:
1. Database Alumni Tidak Lengkap atau Usang
Banyak kampus belum memiliki sistem yang mampu memperbarui data alumni secara otomatis. Informasi seperti alamat email, nomor telepon, atau lokasi pekerjaan sering kali tidak update, sehingga sulit dihubungi saat tracer study berlangsung.
2. Minimnya Partisipasi Alumni
Tidak adanya kedekatan antara alumni dan kampus bisa menyebabkan rendahnya tingkat respons saat survei tracer study dilakukan. Alumni merasa tidak memiliki ikatan emosional atau administrasi dengan kampus setelah wisuda.
3. Manajemen Data yang Kurang Efektif
Ketika sistem informasi akademik tidak terintegrasi dengan sistem alumni, pengelolaan data menjadi terfragmentasi. Hal ini membuat proses penyusunan laporan tracer study menjadi lambat dan rentan kesalahan.
4. Portal Akademik Mahasiswa yang Tidak Maksimal
Seharusnya portal akademik mahasiswa tidak hanya digunakan selama masa studi, tetapi juga menjadi media komunikasi berkelanjutan antara alumni dan kampus. Sayangnya, banyak kampus yang menutup akses setelah mahasiswa lulus.
Jika kampus terus terjebak pada pola lama tanpa pembaruan sistem, maka data tracer study akan selalu tidak akurat dan sulit dipertanggungjawabkan.
Langkah Strategis Kampus untuk Mendapatkan Data Tracer Study yang Lengkap
Agar tracer study bisa berjalan efektif dan memberikan manfaat nyata, perguruan tinggi perlu merancang strategi pengelolaan data alumni yang lebih baik. Berikut beberapa langkah konkret yang bisa dilakukan:
1. Bangun Database Alumni yang Terstruktur
Mulailah dengan membangun database alumni yang lengkap, sejak mahasiswa baru masuk hingga menjadi alumni aktif di dunia profesional. Data yang wajib dikumpulkan antara lain:
-
Identitas pribadi lengkap (nama, NIM, angkatan).
-
Kontak aktif (email, nomor HP, media sosial).
-
Status pekerjaan dan riwayat karier.
-
Lokasi dan perusahaan tempat bekerja.
Semua data ini harus diperbaharui secara berkala melalui sistem informasi kemahasiswaan dan alumni yang user-friendly.
2. Optimalkan Portal Akademik Mahasiswa
Jangan jadikan portal akademik mahasiswa sekadar alat administrasi KRS dan nilai semata. Portal ini bisa diperluas fungsinya menjadi:
-
Media informasi kampus untuk mahasiswa dan alumni.
-
Pengingat pengisian tracer study.
-
Wadah komunikasi dua arah antara alumni dan bagian kemahasiswaan.
Dengan pendekatan ini, alumni akan tetap merasa terhubung dengan kampus, sehingga memudahkan proses pengumpulan data saat tracer study berlangsung.
3. Integrasi Sistem Informasi Akademik dengan Sistem Alumni
Integrasi antara sistem informasi kemahasiswaan dan alumni memungkinkan pengelolaan data yang lebih efisien dan otomatis. Keuntungan integrasi ini antara lain:
-
Data mahasiswa langsung terhubung ke sistem alumni saat kelulusan.
-
Proses validasi data lebih cepat dan minim kesalahan.
-
Mempermudah analisis hasil tracer study untuk pengambilan kebijakan kampus.
Integrasi ini membuat proses pelaporan menjadi lebih sistematis dan profesional, tanpa perlu mengandalkan pengumpulan data manual yang memakan waktu.
4. Aktifkan Komunitas Alumni dan Jaringan Profesional
Salah satu strategi non-teknis yang tidak kalah penting adalah membangun komunitas alumni yang aktif. Manfaat dari jaringan ini antara lain:
-
Alumni lebih mudah dihubungi untuk pengisian tracer study.
-
Membangun sinergi antara alumni dan kampus dalam bentuk program mentoring, seminar, atau job fair.
-
Memperluas rekam jejak alumni yang bisa digunakan sebagai referensi mutu kampus.
Dengan kombinasi sistem informasi kemahasiswaan dan alumni yang mumpuni serta aktif, kampus tidak akan kesulitan mendapatkan data tracer study yang lengkap dan valid.
5. Adopsi eAlumni dari eCampuz untuk memudahkan Tracer Study
eAlumni adalah sistem informasi pengelolaan data alumni perguruan tinggi agar database terstruktur dengan baik. eAlumni berfungsi sebagai media interaksi melalui fitur tracer study.
Benefit aplikasi eAlumni dari eCampuz:
- Pencarian Cepat
Aplikasi dikembangkan agar pengunjung dapat mudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Selain melalui model navigasi yang mudah, pengunjung juga dapat mencari informasi dengan cepat dan tepat melalui fasilitas search yang melingkupi profil, berita, pengumuman, agenda dan download center. Agar pengunjung dapat segera mengetahui informasi terbaru, website juga dilengkapi dengan RSS (Rich Site Syndication) feed yang merupakan standar internet.
- Alumni Relationship Dapat Terbangun Dengan Kuat
Ikatan alumni dan almamater yang kuat memberikan benefit secara tidak langsung baik bagi alumni maupun perguruan tinggi. Menyadari pentingnya hal ini, hampir di setiap perguruan tinggi membuat organisasi kealumnian masing-masing. Kekerabatan dan jaringan relasi dengan alumni akan semakin erat karena dengan memanfaatkan teknologi internet maka dimungkinkan interaksi tanpa batasan tempat dan waktu.
- Tracer Study
Pengukuran dan pelacakan kinerja lulusan sehingga dapat diperoleh indikator yang jelas tentang jumlah, profil kerja masa mendatang serta pelatihan yang diperlukan.
- Efektif dan Efisisen Dalam Pengelolaan Data Alumni
Solusi dari pengelolaan data alumni berbasis teknologi informasi yang digunakan untuk membantu perguruan tinggi dalam menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah alumni yang terus bertambah seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk setiap tahun ajaran baru.
Kesimpulan
Jangan hanya ‘pakai’ sistem informasi kemahasiswaan dan alumni sekadar sebagai alat administrasi data mahasiswa. Manfaatkan sistem ini sebagai pusat manajemen data yang solid untuk mendukung pelaksanaan tracer study yang berkualitas dan kredibel.
Melalui pengelolaan database alumni yang baik, pengoptimalan portal akademik mahasiswa, integrasi dengan sistem informasi akademik, dan keterlibatan komunitas alumni, kampus bisa lebih mudah memenuhi kewajiban pelaporan tracer study ke pemerintah maupun lembaga akreditasi.
Lebih dari itu, tracer study yang berbasis data valid tidak hanya membantu kampus dalam proses evaluasi internal, tapi juga menjadi bukti konkret kepada calon mahasiswa dan mitra industri bahwa lulusan perguruan tinggi tersebut benar-benar siap bersaing di dunia kerja. Untuk itu, Anda bisa coba mengadopsi aplikasi eAlumni dari eCampuz yang bisa menjadi solusi.
Jadi, jangan biarkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni hanya menjadi pelengkap, jadikan ia sebagai fondasi utama dalam membangun reputasi dan mutu pendidikan tinggi yang berkelanjutan!
