Salo sobat eCampuz! Dalam era digital yang terus berkembang, perguruan tinggi dan institusi pendidikan lainnya dituntut untuk menggunakan teknologi modern demi meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas layanan akademik. Salah satu teknologi yang menjadi kebutuhan utama adalah Sistem Informasi Akademik (SIAKAD). Dengan adanya sistem ini, pengelolaan data akademik menjadi lebih terstruktur, mudah diakses, dan terintegrasi. Namun, memilih vendor sistem informasi akademik yang tepat bukanlah tugas yang mudah.
Artikel ini akan membantu Anda memahami pentingnya SIAKAD dan bagaimana memilih vendor terbaik di Indonesia.
Apa Itu Sistem Informasi Akademik (SIAKAD)?
Sistem informasi akademik (SIAKAD) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan berbagai data akademik dalam institusi pendidikan. Mulai dari pengelolaan jadwal kuliah, data mahasiswa, hingga nilai akademik, semuanya dapat diakses secara terintegrasi melalui portal akademik mahasiswa. Kehadiran SIAKAD tidak hanya membantu dosen dan staf, tetapi juga memberikan kemudahan bagi mahasiswa untuk memantau perkembangan akademik mereka secara mandiri.
Sebagai contoh, aplikasi jadwal kuliah yang terintegrasi dalam sistem informasi akademik (SIAKAD) memungkinkan mahasiswa mengetahui jadwal perkuliahan secara real-time. Selain itu, sistem ini juga mempermudah pelaporan data ke Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek), terutama untuk kebutuhan pelaporan PDDikti.
Mengapa SIAKAD Penting?
1. Efisiensi Pengelolaan Data Akademik
Dengan sistem informasi akademik (SIAKAD), pengelolaan data akademik menjadi lebih terorganisir. Data mahasiswa, dosen, dan kurikulum dapat dikelola dalam satu sistem terpadu. Hal ini mengurangi risiko kesalahan input data dan meminimalkan pekerjaan manual.
2. Kemudahan Akses Informasi
SIAKAD berbasis cloud atau dikenal sebagai siakad cloud memungkinkan pengguna untuk mengakses informasi kapan saja dan di mana saja, asalkan terhubung dengan internet. Ini sangat relevan di era pembelajaran online dan hybrid seperti sekarang.
3. Meningkatkan Layanan Akademik
Portal akademik mahasiswa memberikan akses langsung kepada mahasiswa untuk melihat nilai, jadwal kuliah, hingga status pembayaran. Hal ini meningkatkan transparansi dan mempermudah komunikasi antara mahasiswa dan institusi.
4. Kesesuaian dengan Standar Nasional
Vendor sistem informasi akademik (SIAKAD) terbaik biasanya memastikan bahwa sistem yang mereka tawarkan telah sesuai dengan regulasi pemerintah, seperti standar PDDikti. Ini membantu institusi memenuhi kewajiban pelaporan data secara tepat waktu.
Fitur-Fitur Penting dalam Sistem Informasi Akademik (SIAKAD)
Sebelum membangun atau memilih sistem informasi akademik (SIAKAD), penting untuk memahami fitur-fitur kunci yang harus dimiliki:
1. Pengelolaan Data Mahasiswa
Sistem harus dapat menyimpan dan mengelola data mahasiswa, termasuk biodata, riwayat akademik, dan informasi keuangan. Fitur ini mempermudah staf kampus dalam memantau perkembangan akademik setiap mahasiswa.
2. Aplikasi Jadwal Kuliah
Fitur ini sangat penting untuk menyusun jadwal kuliah yang efektif. Dengan aplikasi jadwal kuliah, dosen dan mahasiswa dapat mengakses jadwal mereka secara real-time melalui portal akademik mahasiswa.
3. Portal Akademik Mahasiswa
Sebagai pusat informasi, portal akademik mahasiswa harus menyediakan layanan seperti pendaftaran mata kuliah, pengumuman akademik, hingga akses ke nilai ujian.
4. Pelaporan dan Analitik
Sistem informasi akademik (SIAKAD) yang baik mampu menghasilkan laporan dan analitik data yang berguna untuk pengambilan keputusan, seperti laporan kehadiran mahasiswa, statistik nilai, atau tren pendaftaran mata kuliah.
5. Keamanan Data
Menurut UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE), sistem akademik yang berbasis digital harus mematuhi UU ITE, terutama terkait perlindungan data pribadi.
Mengingat data akademik bersifat sensitif, sistem harus dilengkapi dengan fitur keamanan seperti enkripsi data, autentikasi ganda, dan backup data otomatis.
Faktor Penting dalam Memilih Vendor Sistem Informasi Akademik (SIAKAD)
1. Reputasi dan Pengalaman Vendor
Pastikan vendor yang Anda pilih memiliki pengalaman dan portofolio yang baik. Cek ulasan dari klien sebelumnya untuk memastikan kualitas layanan mereka.
2. Fitur yang Ditawarkan
Fitur seperti integrasi data akademik, aplikasi jadwal kuliah, manajemen kurikulum, dan pelaporan ke PDDikti harus menjadi prioritas utama. Pastikan sistem juga mendukung fitur siakad cloud untuk kemudahan akses.
3. Dukungan Teknis
Pilih vendor yang menawarkan layanan purna jual yang baik, seperti dukungan teknis 24/7. Ini penting untuk memastikan sistem tetap berjalan tanpa gangguan.
4. Keamanan Data
Data akademik merupakan aset penting yang harus dijaga kerahasiaannya. Pastikan vendor memiliki sistem keamanan yang andal untuk melindungi data institusi Anda.
5. Harga dan Skalabilitas
Sesuaikan biaya implementasi dengan anggaran institusi. Selain itu, pastikan sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan di masa depan, seperti penambahan jumlah pengguna atau pengembangan fitur baru.
Rekomendasi Vendor Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) di Indonesia
Sistem informasi akademik (SIAKAD) yang dirancang untuk membantu manajemen kampus mulai dari mengelola penerimaan mahasiswa baru, pembayaran, akademik, tracer study alumni, hingga pelaporan PDDikti, seluruhnya ada di eCampuz Cloud.
Pilihan terbaik bagi perguruan tinggi Anda dengan skema berlangganan tanpa investasi biaya yang besar di awal. Sebuah sistem informasi akademik yang menjadikan semuanya lebih mudah dan efisien dalam satu aplikasi akademik kampus yang handal.
1. Benefit Menggunakan Aplikasi Akademik Kampus eCampuz Cloud
2. Fitur Komprehensif SIAKAD Cloud eCampuz
- eAdmisi adalah portal online untuk penyelenggaraan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) dengan beragam fasilitas yang memudahkan panitia dan pendaftar. Tersedia informasi pelaporan yang lengkap untuk mengelola dan mengevaluasi data pendaftaran.
- eAkademik adalah sistem informasi akademik untuk pengelolaan data akademik dan administrasi perkuliahan hingga kelulusan mahasiswa. Sebuah generic software yang dirancang untuk mengakomodir pengelolaan aktivitas akademik, kurikulum, nilai dan transkrip, serta aturan semester sesuai standar pelaporan PDDikti.
- eRegistrasi adalah sistem informasi yang berfungsi untuk pengelolaan proses registrasi dan heregistrasi mahasiswa yang terintegrasi dengan data transaksi pembayaran mahasiswa. Dilengkapi dengan fitur otomasi pembuatan NIM yang formulasinya menyesuaikan dengan aturan penomoran NIM yang berlaku di perguruan tinggi.
- ePembayaran adalah sistem informasi pembayaran mahasiswa dengan fitur fleksibilitas setting tarif. Terintegrasi dengan lebih dari 20 bank mitra pilihan kampus untuk pembayaran online dan dapat terhubung dengan laporan akuntansi perguruan tinggi bagi kebutuhan penjurnalan transaksi SPP secara otomatis.
- eAlumni adalah sistem informasi pengelolaan data alumni perguruan tinggi. Berfungsi sebagai media pelacakan jejak alumni atau tracer study.
- eFeeder adalah aplikasi terintegrasi dengan eAkademik untuk sinkronisasi data ke Neo Feeder. eFeeder selalu mengikuti perbaikan dan pembaharuan versi terkini sesuai dengan regulasi di PDDikti.
- eRiset adalah sistem informasi pengelolaan administrasi penelitian dan pengabdian masyarakat yang telah terintegrasi dengan SISTER Kemdikbud.
- eSDM adalah sistem informasi pengelolaan data kepegawaian perguruan tinggi. Meliputi mutasi, pengukuran kinerja, payroll, serta dapat diintegrasikan dengan sistem presensi dan SIMKA Kemenkes. eSDM dilengkapi fitur Penilaian Prestasi Kerja PNS (SKP) sesuai PP No.46 tahun 2011.
- eAset adalah sistem informasi pengelolaan aset perguruan tinggi dengan menerapkan pengkodean aset dan format pelaporan sesuai standar Permendagri No. 17 Tahun 2007. eAset menjadi solusi tepat berbagai institusi pengguna standar tersebut.
- eFinansi adalah sistem informasi pengelolaan penyusunan anggaran dan laporan keuangan berbasis SAK. Meliputi proses pencatatan, pengelolaan dan pelaporan perencanaan anggaran, dengan mendukung transparansi transaksi proses pencatatan, pengelolaan, dan pelaporan keuangan. Terdapat dua varian produk sesuai dengan kebutuhan kampus Anda.
- eSPMI merupakan sistem informasi untuk memudahkan proses pelaksanaan siklus penjaminan mutu internal di perguruan tinggi mulai dari penetapan standar mutu, evaluasi diri, Audit Mutu Internal (AMI), hingga melihat perkembangan mutu dalam rentang waktu tertentu.
Kesimpulan
Memilih vendor sistem informasi akademik (SIAKAD) yang tepat adalah langkah krusial bagi institusi pendidikan. Dengan sistem yang handal, pengelolaan data akademik menjadi lebih efisien, akses informasi lebih mudah, dan kualitas layanan akademik meningkat.
Pastikan Anda mempertimbangkan reputasi, fitur, dukungan teknis, keamanan, dan harga sebelum memutuskan vendor sistem informasi akademik (SIAKAD). Dengan demikian, institusi Anda tidak hanya memenuhi kebutuhan akademik saat ini, tetapi juga siap menghadapi tantangan di masa depan.
