Setiap perguruan tinggi memiliki kebutuhan akademik dan administrasi yang tidak selalu sama. Perbedaan kurikulum, proses registrasi, sistem pembayaran, pelaporan, hingga layanan mahasiswa membuat kampus membutuhkan sistem informasi yang mampu mengikuti karakteristik institusinya.
Karena itu, aplikasi SIAKAD yang fleksibel menjadi salah satu pertimbangan penting dalam digitalisasi perguruan tinggi. Sistem tidak hanya perlu menyediakan fungsi akademik dasar, tetapi juga harus memiliki ruang untuk menyesuaikan kebutuhan kampus yang dapat berubah dari waktu ke waktu.
Mengapa Kampus Membutuhkan Aplikasi SIAKAD yang Fleksibel?
SIAKAD menjadi bagian penting dalam pengelolaan data dan proses akademik perguruan tinggi. Namun, kebutuhan setiap kampus dapat berbeda sehingga sistem dengan alur yang sepenuhnya standar belum tentu mampu mengakomodasi seluruh proses.
Fleksibilitas memungkinkan kampus menyesuaikan sistem dengan kebutuhan spesifik tanpa harus mengabaikan proses yang sudah berjalan. Hal ini semakin relevan ketika kampus bertumbuh, mengembangkan program studi, atau menerapkan kebijakan akademik baru.
Setiap Perguruan Tinggi Memiliki Proses Akademik yang Berbeda
Kampus dapat memiliki aturan berbeda dalam pengelolaan KRS, kurikulum, registrasi, penilaian, hingga kelulusan. Jika seluruh proses harus mengikuti alur aplikasi yang kaku, pengguna dapat membutuhkan prosedur tambahan di luar sistem.
Aplikasi SIAKAD yang fleksibel memberikan ruang untuk menyesuaikan bagian tertentu agar lebih dekat dengan proses bisnis kampus.
Sistem SIAKAD yang Kaku Dapat Menghambat Operasional Kampus
Keterbatasan sistem dapat membuat operator bergantung pada spreadsheet atau aplikasi tambahan. Masalah tersebut mungkin masih dapat ditangani ketika jumlah data kecil, tetapi menjadi lebih kompleks ketika jumlah mahasiswa dan aktivitas akademik meningkat.
Aplikasi SIAKAD yang fleksibel membantu kampus mengurangi ketergantungan terhadap proses manual yang tidak perlu.
Perubahan Kurikulum dan Regulasi Membutuhkan Sistem yang Adaptif
Kurikulum dan regulasi pendidikan tinggi dapat mengalami perubahan. SIAKAD perlu memiliki kemampuan untuk mengikuti kebutuhan tersebut agar pengelolaan data dan administrasi tetap relevan.
eCampuz Cloud sendiri menekankan kemampuan adaptasi terhadap perubahan regulasi pendidikan tinggi sebagai salah satu manfaat layanan cloud-nya.
Kapan Kampus Perlu Menggunakan Aplikasi SIAKAD yang Fleksibel?
Tidak semua kampus langsung membutuhkan kustomisasi. Kebutuhan tersebut biasanya muncul ketika sistem standar tidak lagi cukup untuk mendukung proses institusi.
Karena itu, kampus perlu mengevaluasi kondisi operasional terlebih dahulu. Beberapa situasi berikut dapat menjadi indikator bahwa aplikasi SIAKAD yang fleksibel mulai dibutuhkan.
Proses Akademik Kampus Tidak Sesuai dengan Alur Sistem Standar
Jika proses akademik memiliki aturan khusus yang tidak tersedia pada sistem, operator mungkin harus membuat langkah tambahan secara manual.
Aplikasi SIAKAD yang fleksibel dapat memberikan ruang untuk menyesuaikan alur tersebut sesuai kebutuhan institusi.
Banyak Proses Administrasi Masih Dilakukan Secara Manual
Penggunaan spreadsheet untuk mengelola data yang seharusnya dapat ditangani sistem dapat menambah beban administrasi dan risiko kesalahan input.
Digitalisasi melalui SIAKAD dapat membantu mengotomatisasi proses dan memusatkan data dalam satu sistem.
Kampus Sering Mengalami Perubahan Kurikulum dan Kebijakan
Perubahan kurikulum dapat berdampak pada struktur mata kuliah, SKS, prasyarat, maupun penilaian. Kampus membutuhkan aplikasi SIAKAD yang fleksibel di mana dapat mengikuti perubahan tersebut tanpa mengganggu pengelolaan data yang sudah ada.
Kampus Membutuhkan Integrasi dengan Sistem Lain
Aplikasi SIAKAD yang fleksibel perlu terhubung dengan sistem pembayaran, LMS, PDDikti, layanan PMB, maupun aplikasi lain. Integrasi membantu mengurangi pemindahan data secara manual.
eCampuz Cloud, misalnya, mencantumkan integrasi PDDikti Neo Feeder, payment gateway dan bank, serta SISTER Cloud sebagai bagian dari fitur dan modulnya.
Kampus Berencana Mengembangkan Program Studi dan Layanan Akademik
Pertumbuhan institusi biasanya diikuti peningkatan jumlah data dan proses administrasi. Aplikasi SIAKAD yang fleksibel dapat membantu kampus menambahkan kebutuhan baru secara bertahap.
SIAKAD Lama Sulit Dikembangkan Sesuai Kebutuhan
Jika sistem lama sulit dikembangkan atau membutuhkan banyak aplikasi tambahan, kampus dapat mulai mengevaluasi platform yang memiliki ruang konfigurasi dan pengembangan lebih luas.
Apa Saja yang Bisa Dikustomisasi dalam Aplikasi SIAKAD?
Kustomisasi tidak selalu berarti membangun sistem baru dari awal. Penyesuaian dapat dilakukan pada bagian tertentu sesuai kebutuhan dan mekanisme yang disediakan vendor.
Dalam konteks eCampuz, eCampuz Hybrid secara khusus diposisikan sebagai SIAKAD berbasis cloud yang dapat dikustomisasi untuk kebutuhan spesifik kampus. eCampuz juga menyediakan eCampuz Suite bagi kampus yang membutuhkan kustomisasi atau pengembangan lebih luas dengan model on-premise.
Alur Kerja Akademik
Kampus dapat memiliki alur persetujuan dan proses akademik yang berbeda. Kustomisasi dapat digunakan untuk menyesuaikan bagian tertentu dari sistem dengan kebutuhan tersebut.
Kurikulum dan Sistem Penilaian
Struktur kurikulum, mata kuliah, aturan akademik, dan mekanisme penilaian dapat menjadi bagian dari kebutuhan yang perlu dikonfigurasi atau dikembangkan.
Laporan dan Dokumen Akademik
Kampus dapat memiliki kebutuhan laporan internal yang berbeda. Kemampuan menyesuaikan penyajian data dapat membantu aplikasi SIAKAD yang fleksibel memenuhi kebutuhan administrasi secara lebih spesifik.
Hak Akses Pengguna
Administrator, operator, dosen, mahasiswa, dan pimpinan membutuhkan akses yang berbeda. Pengaturan hak akses membantu menjaga agar data dikelola sesuai kewenangan pengguna.
Modul dan Fitur Sistem
Pengembangan aplikasi SIAKAD yang fleksibel dapat dilakukan berdasarkan prioritas kebutuhan. Kampus dapat memanfaatkan modul utama terlebih dahulu, kemudian menambahkan kebutuhan lain sesuai perkembangan institusi.
Integrasi dengan Sistem Lain
Integrasi menjadi penting ketika kampus menggunakan beberapa aplikasi sekaligus. Aplikasi SIAKAD yang fleksibel perlu memiliki mekanisme agar data dapat digunakan oleh proses lain secara terstruktur.
Aplikasi SIAKAD Fleksibel vs SIAKAD Standar
SIAKAD standar dapat memenuhi kebutuhan kampus yang prosesnya sudah sesuai dengan fitur bawaan. Namun, kebutuhan yang lebih spesifik dapat membuat kampus membutuhkan ruang konfigurasi atau kustomisasi tambahan.
Karena itu, pemilihan aplikasi SIAKAD yang fleksibel sebaiknya tidak hanya berdasarkan jumlah fitur. Kampus perlu melihat kesesuaian proses, model implementasi, kemampuan integrasi, serta ruang pengembangan yang disediakan vendor.
Perbedaan dari Sisi Konfigurasi dan Fitur
SIAKAD standar mengandalkan fitur yang telah disediakan. Aplikasi SIAKAD yang fleksibel memberikan ruang penyesuaian lebih besar terhadap kebutuhan tertentu.
Perbedaan dari Sisi Pengembangan Sistem
Kampus perlu mengetahui apakah kebutuhan baru dapat diajukan kepada vendor dan bagaimana mekanisme pengembangannya.
Pada eCampuz Hybrid, eCampuz mencantumkan CR atau Custom Request sebagai mekanisme untuk kebutuhan kustomisasi dengan kuota yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan kampus.
Perbedaan dari Sisi Integrasi
Kemampuan integrasi penting ketika kampus memiliki sistem pembayaran, pembelajaran, pelaporan, atau aplikasi internal yang perlu terhubung dengan SIAKAD.
Perbedaan dari Sisi Skalabilitas
Sistem perlu mampu mengikuti pertumbuhan pengguna dan data. Selain kapasitas teknis, kampus juga perlu melihat apakah fitur dan modul dapat dikembangkan sesuai kebutuhan institusi.
Menentukan Sistem Sesuai Kebutuhan Kampus
Sebelum memilih, kampus dapat memetakan:
- proses akademik yang berjalan;
- kebutuhan kustomisasi;
- sistem yang perlu diintegrasikan;
- jumlah pengguna dan pertumbuhan data;
- kemampuan tim IT;
- model implementasi dan anggaran.
Baca Juga: Mengapa Universitas Membutuhkan SIAKAD yang Fleksibel?
Ciri-Ciri Aplikasi SIAKAD yang Fleksibel
Fleksibilitas tidak hanya berarti memiliki banyak fitur. Aplikasi SIAKAD yang fleksibel juga perlu memiliki mekanisme pengembangan yang jelas dan mampu mengikuti kebutuhan institusi.
Kampus sebaiknya melihat kemampuan tersebut bersama dengan aspek integrasi, skalabilitas, dukungan vendor, dan model implementasi.
Dapat Mengikuti Proses Bisnis Kampus
Aplikasi SIAKAD yang fleksibel harus mampu mendukung proses yang memang dijalankan institusi. Ketika terdapat kebutuhan unik, tersedia mekanisme untuk melakukan penyesuaian.
Mendukung Pengembangan dan Kustomisasi Fitur
Vendor perlu menyediakan jalur pengajuan kebutuhan pengembangan. Pada eCampuz Hybrid, kebutuhan kustomisasi dapat diajukan melalui Custom Request sesuai ketentuan layanan.
Dapat Terintegrasi dengan Sistem Lain
Integrasi membantu kampus menghubungkan data akademik dengan berbagai layanan pendukung sehingga mengurangi proses input ulang.
Mampu Mengikuti Pertumbuhan Institusi
Kampus perlu mempertimbangkan kemampuan sistem ketika jumlah mahasiswa, program studi, dan kebutuhan layanan bertambah.
Mendukung Pengembangan Sistem secara Berkelanjutan
Selain fitur saat implementasi, kampus perlu memperhatikan pembaruan, dukungan teknis, pengembangan, dan layanan vendor dalam jangka panjang.
Mengenal eCampuz Hybrid sebagai SIAKAD yang Dapat Dikustomisasi
eCampuz Hybrid merupakan salah satu produk eCampuz yang secara khusus ditawarkan sebagai SIAKAD berbasis cloud dengan kemampuan kustomisasi untuk kebutuhan spesifik kampus. eCampuz Hybrid diposisikan sebagai solusi yang memberikan fleksibilitas lebih tinggi dibandingkan sistem akademik yang sepenuhnya standar.
Posisi ini penting dibedakan dari eCampuz Cloud dan eCampuz Suite. eCampuz Cloud menggunakan model berlangganan SaaS, sedangkan eCampuz Suite ditujukan untuk kampus yang membutuhkan kustomisasi atau pengembangan lebih luas dengan model pembelian putus on-premise.
Apa Itu eCampuz Hybrid?
eCampuz Hybrid adalah sistem informasi akademik berbasis cloud yang dapat dikustomisasi dan disesuaikan dengan kebutuhan spesifik setiap kampus. eCampuz menekankan fleksibilitas tersebut sebagai salah satu karakter utama produk Hybrid.
Dengan demikian, Hybrid dapat dipertimbangkan oleh kampus yang membutuhkan fleksibilitas lebih tinggi tetapi tetap menginginkan model layanan berbasis cloud.
Bagaimana Kustomisasi eCampuz Hybrid Dilakukan?
Kustomisasi dilakukan berdasarkan kebutuhan kampus melalui mekanisme yang disediakan eCampuz. Kampus dapat mengidentifikasi kebutuhan tertentu yang belum terakomodasi oleh konfigurasi atau fitur yang tersedia.
Menurut informasi eCampuz, setiap modul dan fitur memiliki CR atau kuota kustomisasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan kampus.
Mengenal Mekanisme Change Request
Custom Request atau CR menjadi mekanisme pengajuan kebutuhan kustomisasi pada eCampuz Hybrid. Pendekatan ini membuat kebutuhan pengembangan dapat dibahas dan dikelola berdasarkan kebutuhan masing-masing kampus.
Dengan mekanisme tersebut, kampus tidak harus mengubah seluruh sistem hanya karena memiliki kebutuhan tertentu yang berbeda dari konfigurasi standar.
Dukungan Modul untuk Kebutuhan Akademik Kampus
eCampuz mencantumkan modul utama seperti admisi, registrasi, pembayaran, akademik, pelaporan PDDikti, dan alumni dalam pembahasan eCampuz Hybrid. Selain itu, tersedia berbagai modul pendukung dalam ekosistem eCampuz.
Kampus dapat mendiskusikan kebutuhan modul dan kustomisasi sesuai layanan yang dipilih.
Integrasi eCampuz Hybrid dengan Ekosistem eCampuz
Ekosistem eCampuz mencakup berbagai solusi untuk kebutuhan perguruan tinggi, seperti eSPMI, eAset, eFinansi, eRiset, ePLO, eSDM, dan eLearning.
Namun, setiap modul tetap perlu dilihat berdasarkan produk, paket, dan layanan yang digunakan kampus. Tidak semua fitur ekosistem tersebut sebaiknya disebut sebagai fitur bawaan satu produk.
Fitur Pendukung Aplikasi SIAKAD yang Fleksibel dari eCampuz
eCampuz menyediakan sejumlah modul untuk mendukung pengelolaan perguruan tinggi. Pada eCampuz Cloud, fitur utama mencakup PMB, registrasi, pembayaran, akademik, alumni dan tracer study, dashboard eksekutif, PDDikti Neo Feeder, payment gateway dan bank, SISTER Cloud, serta akses mobile akademik.
Sementara itu, beberapa kebutuhan tambahan tersedia sebagai add-on atau bagian dari ekosistem eCampuz. Karena itu, penyebutan fitur perlu disesuaikan dengan produk atau layanan yang digunakan kampus.
Manajemen Admisi dan Registrasi
eCampuz menyediakan modul admisi untuk pengelolaan penerimaan mahasiswa baru serta modul registrasi dan heregistrasi. Pada eCampuz Cloud, proses registrasi juga terhubung dengan data transaksi pembayaran mahasiswa.
Pengelolaan Data Akademik Mahasiswa
Pengelolaan data akademik mencakup proses seperti KRS, KHS, transkrip, administrasi perkuliahan, hingga kelulusan. eCampuz Cloud juga menyediakan portal akademik untuk mahasiswa dan dosen.
Pengelolaan Pembayaran Mahasiswa
eCampuz mencantumkan pengelolaan pembayaran mahasiswa dengan pengaturan tarif serta integrasi dengan bank mitra. eCampuz Cloud juga mendukung integrasi pembayaran H2H maupun P2H.
Pelaporan PDDikti
eFeeder digunakan untuk membantu sinkronisasi data akademik dengan PDDikti Neo Feeder. eCampuz menyebut dukungan validasi data serta pembaruan mengikuti perubahan regulasi PDDikti.
Pengelolaan Alumni
Fitur alumni dan tracer study menjadi bagian dari pengelolaan perguruan tinggi. eCampuz mencantumkan pengelolaan direktori alumni, kuesioner tracer study, laporan, dan portal alumni dalam fitur yang tersedia.
Dukungan Kurikulum Berbasis OBE
eCampuz menyediakan add-on kurikulum Outcome Based Education yang mencakup manajemen CPL dan lulusan, kurikulum dan RPS berbasis OBE, pemetaan CPL, mata kuliah dan CPMK, serta manajemen bobot dan nilai OBE. Fitur OBE tersebut dinyatakan dapat digunakan pada eCampuz Cloud maupun eCampuz Suite.
Integrasi dengan Modul Manajemen Perguruan Tinggi
Selain SIAKAD, eCampuz menyediakan modul untuk penjaminan mutu, aset, keuangan, penelitian dan pengabdian, persuratan dan dokumen, SDM, serta pembelajaran daring. Modul tersebut merupakan bagian dari ekosistem solusi eCampuz dan perlu disesuaikan dengan produk atau layanan yang dipilih kampus.
Manfaat Aplikasi SIAKAD yang Fleksibel bagi Perguruan Tinggi
Aplikasi SIAKAD yang fleksibel memberikan manfaat terutama ketika kebutuhan kampus tidak sepenuhnya dapat dipenuhi oleh konfigurasi standar. Kampus dapat memiliki ruang untuk menyesuaikan sistem dengan proses yang spesifik.
Selain itu, integrasi berbagai proses dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif yang berulang dan mendukung pengelolaan data secara lebih terstruktur.
Menyesuaikan Sistem dengan Proses Akademik Kampus
Kampus dapat menyesuaikan bagian tertentu dari sistem dengan proses akademik yang berlaku. Hal ini membantu pengguna bekerja melalui alur yang lebih sesuai dengan kebutuhan institusi.
Mengurangi Proses Administrasi Manual
Otomatisasi proses akademik dapat mengurangi input data berulang. Data yang terintegrasi juga dapat membantu mengurangi kebutuhan pemindahan informasi antarbagian.
Memudahkan Kampus Beradaptasi dengan Perubahan
Ketika kebutuhan akademik berubah, sistem yang memiliki mekanisme kustomisasi memberikan ruang bagi kampus untuk melakukan penyesuaian.
Mendukung Pengembangan Institusi dalam Jangka Panjang
Kampus dapat mengembangkan sistem secara bertahap mengikuti pertumbuhan mahasiswa, program studi, dan layanan. Pendekatan ini membuat investasi sistem dapat diselaraskan dengan roadmap digital institusi.
Membangun Ekosistem Digital yang Terintegrasi
Integrasi SIAKAD dengan pembayaran, PDDikti, pembelajaran, dan modul manajemen lainnya dapat membantu kampus membangun ekosistem digital yang lebih terhubung.
Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih SIAKAD yang Dapat Dikustomisasi
Kustomisasi bukan berarti semua bagian sistem harus dibuat berbeda. Kampus tetap perlu mempertimbangkan fitur standar yang sudah tersedia dan hanya mengembangkan bagian yang benar-benar dibutuhkan.
Hal tersebut penting agar sistem tetap mudah dikelola, dapat diperbarui, dan tidak menimbulkan kompleksitas yang tidak perlu.
Petakan Kebutuhan dan Proses Akademik Kampus
Identifikasi proses yang sudah berjalan, masalah yang dihadapi, serta kebutuhan yang belum terakomodasi. Hasil pemetaan dapat digunakan untuk menentukan bagian yang perlu dikustomisasi.
Pastikan Kustomisasi Tidak Mengganggu Integrasi Sistem
Setiap perubahan perlu mempertimbangkan hubungan antarfitur dan integrasi dengan sistem eksternal. Tanyakan kepada vendor bagaimana pembaruan sistem dilakukan setelah kustomisasi.
Pertimbangkan Skalabilitas Sistem
Pastikan sistem dapat mengikuti pertumbuhan jumlah mahasiswa, pengguna, data, dan kebutuhan layanan kampus.
Perhatikan Dukungan Implementasi dan Layanan Vendor
Selain implementasi, kampus perlu mempertimbangkan dukungan teknis, pelatihan, migrasi data, pembaruan, serta mekanisme pengajuan kebutuhan baru.
Pilih Model Implementasi Sesuai Kebutuhan Kampus
Model layanan perlu disesuaikan dengan kebutuhan institusi. eCampuz Cloud menggunakan model berlangganan SaaS, eCampuz Hybrid merupakan SIAKAD berbasis cloud dengan kemampuan kustomisasi, sedangkan eCampuz Suite ditujukan untuk kebutuhan kustomisasi dan pengembangan yang lebih luas dengan model on-premise.
Sesuaikan Kustomisasi dengan Anggaran dan Sumber Daya IT
Tidak semua kebutuhan harus dikembangkan sekaligus. Kampus dapat memprioritaskan kustomisasi yang memberikan dampak paling besar terhadap proses akademik dan administrasi.
Kapan Saat yang Tepat Menggunakan Aplikasi SIAKAD yang Fleksibel?
Penggunaan aplikasi SIAKAD yang fleksibel dapat dipertimbangkan ketika kebutuhan kampus sudah mulai melampaui kemampuan sistem standar. Kondisi tersebut dapat terlihat dari banyaknya proses manual, kebutuhan integrasi, atau permintaan fitur yang tidak tersedia.
Kampus juga perlu mempertimbangkan rencana pengembangan institusi agar aplikasi SIAKAD yang fleksibel di mana dipilih tidak hanya sesuai untuk kebutuhan saat ini, tetapi tetap relevan ketika institusi berkembang.
Ketika Kebutuhan Kampus Semakin Kompleks
Bertambahnya mahasiswa, program studi, fakultas, dan layanan dapat meningkatkan kompleksitas administrasi. Aplikasi SIAKAD yang fleksibel memberikan ruang untuk menyesuaikan kebutuhan tersebut.
Ketika Sistem Lama Tidak Lagi Mendukung Proses Akademik
Jika operator semakin bergantung pada spreadsheet dan aplikasi tambahan karena keterbatasan SIAKAD, kampus perlu mengevaluasi apakah sistem tersebut masih sesuai dengan kebutuhan.
Ketika Kampus Membutuhkan Integrasi dan Kustomisasi
Kebutuhan menghubungkan SIAKAD dengan sistem pembayaran, pembelajaran, PDDikti, atau aplikasi internal dapat menjadi alasan untuk memilih sistem dengan kemampuan integrasi dan kustomisasi.
Ketika Kampus Menyiapkan Pengembangan Digital Jangka Panjang
Kampus yang memiliki roadmap digitalisasi perlu mempertimbangkan sistem yang dapat berkembang. Fleksibilitas memberi ruang untuk menambahkan kebutuhan baru tanpa harus selalu mengganti platform.
Aplikasi SIAKAD yang Fleksibel untuk Kebutuhan Kampus yang Dinamis
Aplikasi SIAKAD yang fleksibel dapat membantu perguruan tinggi menghadapi kebutuhan akademik yang terus berkembang. Fleksibilitas menjadi penting ketika kampus memiliki proses spesifik, membutuhkan integrasi dengan sistem lain, atau ingin mengembangkan sistem secara bertahap.
Dalam ekosistem eCampuz, pilihan produk perlu dibedakan berdasarkan kebutuhan. eCampuz Cloud merupakan SIAKAD berbasis cloud dengan model berlangganan SaaS dan berbagai modul terintegrasi. eCampuz Hybrid merupakan SIAKAD berbasis cloud yang menawarkan kemampuan kustomisasi untuk kebutuhan spesifik kampus. Sementara itu, eCampuz Suite ditujukan untuk kampus yang membutuhkan kustomisasi dan pengembangan yang lebih luas dengan model on-premise.
Untuk kampus yang mempertimbangkan eCampuz Hybrid, mekanisme Custom Request atau CR menjadi salah satu bagian penting karena memungkinkan kebutuhan kustomisasi disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing institusi.
Dengan memahami kebutuhan internal terlebih dahulu, kampus dapat menentukan model SIAKAD yang paling sesuai. Bukan hanya dari jumlah fitur, tetapi juga dari kemampuan sistem mengikuti proses akademik, integrasi, pengembangan, model implementasi, serta dukungan vendor dalam jangka panjang.
