Bagi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM), momen paling menegangkan menjelang asesmen bukan lagi sekadar “apakah skor kami cukup tinggi”, tapi “apakah kami sudah memenuhi syarat perlu?” Sejak Instrumen Akreditasi Program Studi (IAPS) generasi terbaru berlaku, kegagalan program studi tidak selalu datang dari skor rendah. Ada yang justru tersandung karena melewatkan satu indikator wajib di daftar syarat perlu. Memahami perbedaan antara syarat perlu dan syarat cukup akreditasi menjadi bekal dasar yang tidak bisa ditawar lagi bagi Kepala Penjaminan Mutu dan tim LPM, apalagi setelah instrumen ini baru saja diperbarui menjadi IAPS 5.1.
Dari IAPS 5.0 ke IAPS 5.1: Apa yang Berubah?
Usia IAPS 5.0 terbilang singkat. Baru berlaku sejak 18 Agustus 2025, instrumen ini digantikan oleh IAPS 5.1 melalui Peraturan BAN-PT Nomor 36 Tahun 2025 yang ditetapkan 2 Desember 2025. Begitu IAPS 5.1 resmi diberlakukan oleh Dewan Eksekutif BAN-PT, tiga peraturan sekaligus dicabut: Peraturan BAN-PT No. 18 Tahun 2024 tentang mekanisme automasi, Peraturan BAN-PT No. 13 Tahun 2025 tentang IAPS 5.0, dan yang paling relevan bagi LPM adalah Peraturan BAN-PT No. 14 Tahun 2025 tentang Syarat Perlu itu sendiri.
Berbeda dari IAPS 5.0 yang secara eksplisit menyatakan syarat perlu diatur dalam peraturan BAN-PT tersendiri, IAPS 5.1 tidak lagi memisahkan syarat perlu sebagai dokumen berdiri sendiri. Berdasarkan Pasal 1 ayat (2) Peraturan BAN-PT No. 36 Tahun 2025, IAPS 5.1 terdiri atas Naskah Akademik, Kriteria-Indikator-Prosedur Asesmen, Sistem dan Acuan Penilaian per jenjang program, serta panduan penyusunan LED dan LKPS. Artinya mekanisme syarat perlu kini melebur langsung ke dalam dokumen Kriteria, Indikator, dan Prosedur Asesmen IAPS 5.1. Bagi LPM, ini berarti satu dokumen rujukan lebih sedikit untuk dipantau, namun tetap perlu dicermati karena bobot dan indikatornya bisa saja disesuaikan dari versi sebelumnya.
IAPS 5.1 sendiri sudah aktif digunakan sejak periode akreditasi 2025–2026, dengan BAN-PT bahkan menggelar pembekalan bagi para asesor pada Juli 2026 untuk menyamakan persepsi penerapannya bersama sistem SAPTO 2.0. Dengan kata lain, LPM yang masih menyusun strategi akreditasi berdasarkan ketentuan IAPS 5.0 perlu segera menyesuaikan ke acuan IAPS 5.1.
Apa Itu Syarat Perlu dan Syarat Cukup dalam IAPS 5.1?
Prinsip dasar yang diperkenalkan sejak IAPS 5.0 tetap dipertahankan di IAPS 5.1: setiap indikator dinilai dengan skala pemenuhan, bukan lagi rentang skor 0–4 seperti di IAPS 4.0.
Di atas penilaian skor ini, tetap ada satu lapis penilaian yang sifatnya mengikat: syarat perlu. Konsep syarat perlu dan syarat cukup akreditasi ini menjadi kerangka berpikir yang wajib dipahami LPM sebelum menyusun strategi akreditasi:
- Syarat perlu adalah indikator tertentu yang ditetapkan sebagai persyaratan dan harus dipenuhi sesuai ketentuan untuk memperoleh status akreditasi yang dituju.
- Syarat cukup akreditasi berkaitan dengan tingkat atau ambang pencapaian yang harus dipenuhi berdasarkan hasil penilaian seluruh indikator sesuai dengan ketentuan instrumen.
Dalam IAPS 5.1, keduanya menjadi dua tahap penilaian yang menentukan apakah program studi dapat memperoleh status Terakreditasi atau Terakreditasi Unggul.
Dua Varian Instrumen, Dua Daftar Syarat Perlu yang Berbeda
Bagian 3.3 Buku 2 IAPS 5.1 secara eksplisit membagi instrumen akreditasi program studi menjadi dua varian: varian untuk perolehan atau perpanjangan status Terakreditasi, dan varian untuk perolehan atau perpanjangan status Terakreditasi Unggul. Masing-masing varian punya rubrik penilaian tersendiri untuk setiap indikator dan sub-indikator.
Konsekuensinya langsung ke syarat perlu. Program studi dinyatakan TERAKREDITASI apabila seluruh butir indikator yang ditetapkan sebagai syarat perlu TERAKREDITASI telah terpenuhi, dan skor total mencapai minimal 80%. Sementara itu, status TERAKREDITASI UNGGUL baru diberikan jika seluruh butir indikator yang ditetapkan sebagai syarat perlu TERAKREDITASI UNGGUL terpenuhi, dengan ambang skor total yang sama: minimal 80%. Jika program studi memenuhi syarat perlu dan skor untuk status Terakreditasi, tapi tidak memenuhi syarat perlu status Unggul, statusnya tetap TERAKREDITASI tidak otomatis turun ke Tidak Terakreditasi.
Ketidakberhasilan memenuhi syarat perlu Unggul tidak menggugurkan status program studi menjadi “Tidak Terakreditasi”, melainkan tertahan pada status “Terakreditasi” selama syarat perlu dasar dan syarat cukup akreditasi terpenuhi. Artinya, LPM memang perlu memetakan dua daftar syarat perlu yang berbeda sesuai status yang dituju. Bukan sekadar berasumsi, melainkan mekanisme yang secara eksplisit diatur dalam Buku 2 IAPS 5.1.
Permendiktisaintek No. 10/2026: Data sebagai Bukti Syarat Perlu Terpenuhi
Pengujian syarat perlu dan syarat cukup akreditasi kini beralih dari pelaporan naratif manual ke integrasi data otomatis. Dalam Permendiktisaintek Nomor 10 Tahun 2026, perubahan atas Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi yang diundangkan 16 Juli 2026 ini menyentuh 26 poin ketentuan dari Pasal 14 hingga Pasal 113, dengan fokus pada penyempurnaan mekanisme akreditasi dan tata kelola BAN-PT serta LAM.
Dua pasal yang paling relevan bagi LPM adalah Pasal 78 ayat (2) dan Pasal 96 ayat (1) huruf g. Pasal 78 ayat (2) menegaskan bahwa perpanjangan status akreditasi kini memanfaatkan data dari Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti), bukan lagi murni dari dokumen usulan yang disusun manual. Pasal 96 ayat (1) huruf g memberi BAN-PT dan LAM tugas eksplisit memantau keakuratan dan kelengkapan data tersebut secara berkelanjutan.
Implikasinya langsung ke praktik: syarat perlu yang sifatnya berbasis data misalnya rasio dosen-mahasiswa, capaian pembelajaran, atau rekam jejak Tridharma Perguruan Tinggi kini “dibaca” langsung dari PDDikti oleh sistem BAN-PT yaitu SAPTO 2.0, bukan lagi dari narasi yang disusun menjelang visitasi. Kesalahan input data harian di kampus bisa langsung berarti satu syarat perlu dianggap tidak terpenuhi, meski kondisi sebenarnya di lapangan sudah memadai.
Mekanisme ini bahkan sudah tertuang eksplisit dalam desain penilaian IAPS 5.1 sendiri. Penilaian akreditasi didasarkan pada dua dokumen utama: Laporan Evaluasi Diri (LED) dan Laporan Kinerja Program Studi (LKPS). Data dalam LKPS diakses dan ditarik langsung dari PD-Dikti pada saat pengajuan akreditasi, dan perbaikan data pun dilakukan melalui PD-Dikti bukan lagi diinput manual ke LKPS. Artinya, akurasi data harian di PDDikti bukan lagi sekadar syarat administratif, melainkan bahan baku langsung dari dokumen yang menentukan penilaian syarat perlu dan skor akhir program studi.
Di titik inilah bagi kampus yang telah menggunakan eCampuz Cloud mendapatkan keuntungan tersendiri. Modul eAkademik dan eFeeder dirancang untuk terintegrasi langsung dengan PDDikti Neo Feeder untuk keperluan pelaporan, sehingga data akademik yang tercatat di kampus mulai dari data dosen, mahasiswa, hingga capaian pembelajaran, bisa disinkronkan ke PDDikti tanpa proses input ulang secara manual di dua sistem berbeda. Alur pelaporan yang tidak terputus ini membantu menekan risiko selisih data antara sistem internal kampus dengan PDDikti, sekaligus mempersempit celah munculnya satu syarat perlu yang dianggap tidak terpenuhi hanya karena data belum tersinkron, padahal kondisi di lapangan sebenarnya sudah memadai.
Ketergantungan pada data yang makin kuat ini juga sejalan dengan pergeseran IAPS 5.1 ke arah penilaian berbasis capaian kinerja nyata (Outcome-Based Education) bukan sekadar kelengkapan dokumen. Akurasi dan kecepatan sinkronisasi data akademik kampus menjadi makin krusial, tidak hanya untuk kebutuhan penjaminan mutu, tapi juga untuk manajemen akademik kampus secara lebih luas.
Tantangan Nyata LPM: Syarat Perlu Bukan Pekerjaan Musiman
Di sinilah letak masalah operasional yang sering dihadapi LPM. Siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP) semestinya berjalan sepanjang tahun, bukan disiapkan mendadak menjelang asesmen. Namun pada praktiknya, pemantauan syarat perlu dan syarat cukup akreditasi ini sering baru dilakukan beberapa bulan sebelum visitasi di saat sudah terlalu harus kalang kabut untuk memperbaiki data yang kurang.
Tantangan ini makin terasa karena syarat perlu tersebar di berbagai unit: data akademik ada di prodi, data SDM di kepegawaian, data keuangan di bagian anggaran, dan seterusnya. Tanpa satu sistem yang menyatukan pendataan PPEPP dengan pemantauan syarat perlu secara real-time, LPM kesulitan mendeteksi indikator mana yang berisiko tidak terpenuhi sebelum terlambat.
Sistem Manajemen Mutu Kampus dengan Pengembangan Fitur Pendataan Syarat Perlu dan Syarat Cukup Akreditasi
Kebutuhan pemantauan berkelanjutan seperti ini yang mendorong pengembangan lebih lanjut pada eSPMI. Saat ini, tim eCampuz tengah mengembangkan fitur pendataan syarat perlu dan syarat cukup yang direncanakan terintegrasi ke dalam siklus PPEPP di eSPMI, sehingga LPM ke depannya tidak perlu lagi memantau kedua lapis penilaian ini secara manual lewat spreadsheet terpisah. Detail bentuk dan manfaat spesifik dari fitur ini akan diinformasikan lebih lanjut seiring proses pengembangan berjalan.
Rekomendasi Langkah Praktis bagi LPM
Beberapa langkah yang bisa segera dilakukan LPM untuk memastikan syarat perlu dan syarat cukup akreditasi terpenuhi dengan baik:
- Petakan syarat perlu sesuai varian instrumen yang dituju — pisahkan daftar untuk status Terakreditasi dan status Terakreditasi Unggul berdasarkan Buku 2 dan Buku 3 IAPS 5.1 resmi, bukan lagi merujuk PerBAN-PT No. 14 Tahun 2025 yang telah dicabut.
- Jadikan pemantauan syarat perlu bagian dari siklus PPEPP rutin, bukan aktivitas musiman menjelang visitasi.
- Audit kualitas data PDDikti secara berkala, mengingat data ini kini menjadi rujukan langsung BAN-PT dan LAM sesuai Permendiktisaintek No. 10/2026.
- Cari sistem yang bisa menyatukan pendataan PPEPP dengan pemantauan syarat perlu, agar LPM bisa mendeteksi gap lebih awal, bukan setelah laporan evaluasi diri disusun.
Dengan kerangka syarat perlu dan syarat cukup akreditasi yang kini melebur langsung ke dalam IAPS 5.1, dan dukungan data yang makin diperketat lewat Permendiktisaintek No. 10/2026, LPM tidak lagi bisa mengandalkan persiapan dokumen menjelang tenggat. Pemantauan berkelanjutan yang didukung oleh sistem manajemen mutu kampus yang tepat menjadi cara paling realistis untuk memastikan kedua gerbang penilaian ini terlewati tanpa kejutan di menit akhir, sekaligus menjaga kesiapan kampus tetap relevan setiap kali BAN-PT memperbarui instrumennya.
